Auftragssoftware: Vorteile von Workist im Überblick

Auftragssoftware: Vorteile hat sie viele. Doch welche sind es genau und wie sieht es speziell mit Workist aus? Diese Fragen wollen wir in diesem Beitrag beantworten. Zudem klären wir einige wichtige Details zur Implementierung und über den Einfluss von Workist auf die Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Auftragsbearbeitung in Zeiten der Digitalisierung

Für Unternehmen ist die Digitalisierung der Auftragsbearbeitung ein wichtiger Schritt hin zu einer effizienteren Arbeitsweise. Die digitale Abwicklung von Aufträgen erleichtert das Handling der Auftragsdaten. Mit KI-basierter Auftragssoftware automatisieren und optimieren Sie den Prozess der Erfassung, bei dem Aufträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine und Ähnliches in das ERP-System laufen. Damit sorgen Sie für eine fehlerfreie, professionelle und effiziente Arbeitsweise im Umgang mit Ihren Kund*innen und Lieferant*innen.

Wie funktioniert Workist?

Workist ist darauf ausgelegt, Ihre dokumentenbasierten Prozesse im Bereich der administrativen Büroarbeit zu automatisieren. Wir bieten Ihnen eine moderne KI-Software, die Ihre operativen Prozesse in Vertrieb und Einkauf auf ein neues Level hebt und Ihre digitale Transformation von der manuellen Prozessführung hin zur vollständig automatisierten Abwicklung begleitet.

Bei der Entwicklung von Workist haben wir einen holistischen End-to-End-Ansatz verfolgt. Das trifft auch auf die Arbeit mit der Software zu: Sie bildet Ihre Prozesse vom Bestelleingang im Mailpostfach bis zum Anlegen Ihrer Aufträge im ERP-System ab. Das sorgt für eine enorme Zeitersparnis von im Schnitt zwischen 70 und 95 Prozent im Vergleich zur traditionellen Auftragserfassung.

8 Vorteile von Workist

1. Workist optimiert Ihre Abläufe

Mit unserer End-to-End-Automatisierungslösung ermöglichen wir es Unternehmen, ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren und zu automatisieren. Unsere KI-Software erfasst und verarbeitet Ihre Auftragsdokumente vollautomatisch. Dadurch straffen Sie Ihre Arbeitsabläufe und können so Ihre Reaktionszyklen verkürzen. Die massive Zeitersparnis setzt außerdem wichtige Personalressourcen frei, wodurch Ihre Mitarbeitenden sich wieder vermehrt erfolgsrelevanten Aufgaben wie dem aktiven Vertrieb und Kundenservice zuwenden können – in Zeiten des Fachkräftemangels ein echter Mehrwert.

2. Die Anbindung von Workist funktioniert ganz einfach

Mit Workist können Sie Ihre Auftragsabwicklung digitalisieren, ohne umfangreiche IT-Projekte anzustoßen oder aufwändige Anpassungen an Ihrem ERP-System vornehmen zu müssen. Dank modernster EDI-Anbindung kann Workist innerhalb weniger Stunden nahtlos in Ihre bestehende IT-Umgebung integriert werden. Um dabei einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, stehen Ihnen unsere Experten mit ihrer langjährigen Erfahrung in jedem Schritt professionell zur Seite. Auch vorherige Trainings der KI sind nicht notwendig. Ganz im Sinne von Plug-and-Play werden so all Ihre Kunden sofort nach der Einrichtung über Workist abgebildet. Das garantiert Ihnen einen schnellstmöglichen ROI und ermöglicht es Ihnen, sich wieder auf das Wesentliche zu fokussieren.

3. Workist fügt sich nahtlos in bestehende Prozesse ein

Workist löst den gesamten Prozess mit einer ganzheitlichen Herangehensweise. Das bedeutet auch, dass etablierte Prozesse nur da angegangen werden, wo Veränderung erwünscht ist. Während beispielsweise Aufträge weiterhin wie gewohnt per Mail eingehen, werden diese nun automatisch von Workist erkannt und an das ERP-System übertragen. Lediglich bei Unklarheiten bittet die KI einen Sachverständigen um Mithilfe. Dadurch profitieren Ihre Kunden von verkürzten Reaktionszyklen, ohne dass ihr Bestellvorgang sich verändert. Genau gesagt merken Ihre Kunden nicht einmal, dass Sie Workist im Einsatz haben. Um Akzeptanzprobleme oder externes Veränderungsmanagement brauchen Sie sich daher keine Gedanken zu machen.

4. Workist ist kompatibel

Für Workist spielen die Layouts von Bestellungen keine Rolle. Weil die KI sie intelligent wie ein Mensch interpretieren kann, lassen sich damit Dokumente verschiedenster Sprachen und Dateiformate problemlos erfolgreich verarbeiten. Die KI-Software funktioniert mit allen ERP-Systemen und kann in jede Software-Umgebung nahtlos integriert werden. Unsere künstliche Intelligenz WorKI versteht die gängigsten Datenformate aus folgenden drei Kategorien: PDF-Dokumente, Excel-Tabellen und E-Mails mit Auftragsinformationen als Freitext. Einen Überblick über unsere unterstützten Datenformate finden Sie in unserem FAQ-Bereich.

5. Workist ist skalierbar

Workist passt sich ganz einfach an Ihre Bedürfnisse an und macht Ihr Unternehmen bereit für die Zukunft. Das bedeutet auch, dass die Software skalierbar ist. Wenn Ihr Unternehmen wächst, Sie neue Kunden gewinnen oder bestehende Kunden Ihr Auftragsvolumen erhöhen, können Sie diese neuen Voraussetzungen mit Workist problemlos bewältigen, ohne dafür mehr Personal einzustellen.

6. Workist wird laufend besser

Bestimmt haben Sie sich schon die Frage gestellt, ob es regelmäßige Updates und Verbesserungen bei Workist gibt. Das ist verständlich. Bei moderner, automatisierter Auftragsverwaltung möchten Sie schließlich immer auf dem neuesten Stand bleiben. Da unsere Software KI-basiert ist, lernt sie anhand Ihrer individuellen Kundendaten und durch den Input Ihrer Mitarbeitenden stetig dazu. Ihr Wissen wächst also mit jeder Eingabe. Wenn die KI einmal nicht weiß, ob eine Datenextraktion korrekt ist, geben menschliche Sachbearbeiter*innen Feedback.

7. Als Workist User*in sind Sie in guter Gesellschaft

Immer mehr Unternehmen nutzen heute Workist. Insgesamt hat unsere Auftragssoftware bereits über eine Million Dokumente verarbeitet. Firmen wie die Deutsche Bahn, Brennenstuhl und Zentis sowie große Player aus Handel und Produktion setzen auf unsere Expertise und bearbeiten täglich ihre Aufträge mit unserer Auftragsbearbeitungssoftware.

8. Workist validiert Ihre Daten

Um die Genauigkeit Ihrer Daten zu jedem Zeitpunkt zu gewährleisten, führt unsere Software bei jedem Dokument einen Stammdatenabgleich durch. Dadurch erkennt das Programm auch, wenn Bestellungen fehlerhaft sind. Bestellt ein Kunde z.B. wiederholt mit der falschen Artikelnummer, wird das nach wenigen Malen auch automatisch bemerkt (s.o.: Thema “Machine Learning durch Eingabe des Sachbearbeiters”).

So automatisiert Workist Ihre Auftragserfassung mit KI

Die KI-Software von Workist kann alle wichtigen Daten aus Ihren Auftragsdokumenten schnell und präzise verarbeiten. Durch die EDI-Anbindung können Sie die Anwendung innerhalb kürzester Zeit in Ihr bestehenden Systeme integrieren. In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Auftragserfassung mit Workist automatisieren können.

Warum nutzt Workist für seine Auftragssoftware KI?

Bei Workist nutzen wir künstliche Intelligenz, um die Auftragserfassung zu automatisieren und noch einfacher zu machen als mit herkömmlicher Software. Weil die klassische Auftragserfassung eine zeitaufwendige, ineffiziente und oft fehleranfällige und nicht immer frustfreie Aufgabe ist, möchten wir unseren Kund*innen eine nahtlose Integration sowie automatisierten Informationsaustausch bieten. Beides wird mit KI möglich.

Was kann die KI?

Kurz gesagt, automatisiert Workist mithilfe seiner künstlichen Intelligenz die Dokumentenverarbeitung innerhalb von B2B-Transaktionen. Sie interpretiert Dokumente intelligent und versteht diese unabhängig von ihrem Layout. Dabei fungiert sie als Schnittstelle zwischen Ihrem Auftragseingang und der Rechnungserstellung und deckt alle Schritte dazwischen ab. Workist bietet dabei eine Vielzahl Features, um den Prozess intelligent und ganzheitlich zu lösen, wie z.B. die Validierung mit Stammdaten, maschinelles Lernen oder die Human in the Loop Funktionalität.

Wie schnell lernt die KI und was kann sie lernen?

Die Workist KI ist ab dem ersten Tag vollumfänglich einsatzbereit. Das liegt daran, dass sie, wie bereits erwähnt, bereits mit zahlreichen Dokumenten trainiert wurde. Mit Ihren individuellen Dokumenten lernt sie weiterhin dazu und kann so auch bald mit unternehmenseigenen Sonderfällen umgehen. Wenn die KI sich nicht sicher ist und Rückfragen hat, gibt ein*e Sachbearbeiter*in ihr die notwendigen Daten, um ihre Wissenslücken zu schließen. Sie erkennt und lernt dabei Muster, die sie später auch auf andere Fälle anwendet. Man bezeichnet dies auch als Machine Learning.

Beim Lernen findet die KI Informationen, die in einem Dokument enthalten sind und erkennt, validiert und extrahiert sie. Dabei gilt: Je einfacher Informationen zu sehen sind und umso lesbarer Dokumente sind, desto leichter fällt es der KI, sie zu erkennen. Je besser die Daten, umso besser ist die KI.

So gelingt der Start mit Workist

Zunächst zeigen wir Ihnen in einer kurzen Demo, wie unsere KI-Lösung im Detail funktioniert. Bei Workist bieten wir Ihnen anschließend außerdem einen unverbindlichen Test mit Ihren eigenen Stammdaten sowie repräsentativen Bestelldokumenten an. So sehen Sie gleich, wie sich das Tool in Ihre Abläufe einfügt und können sich unter realistischen Testbedingungen selbst von den Funktionen überzeugen. Dabei erhalten Sie außerdem einen ersten Einblick, welche Zeitersparnis bereits von Anfang an für Sie möglich ist.

Implementierung

Im Rahmen der Implementierungsphase stimmen wir uns mit Ihrer IT ab und nach rund ein bis zwei Wochen können Sie mit Workist live gehen.

Nach der abgeschlossenen Implementierung bieten wir Ihnen ein zusätzliches Training sowie High-Touch-Support für die nächsten vier bis sechs Wochen. Während dieser Assistenzphase haben Sie und Ihre Mitarbeiten Zeit, sich auf die Arbeit mit der neuen Auftragssoftware einzustellen und Fragen zu stellen.

Training

Im Gegensatz zu anderen Software-Lösungen wird in dieser Zeit bei Workist jedes Dokument, das sie an Ihre Workist E-Mail-Adresse weiterleiten, von einem Sachbearbeiter geprüft. Durch das Feedback trainieren wir die KI und sie lernt nach und nach, Spezialfälle zu identifizieren.

Während der Assistenzphase generieren Sie bereits einen Mehrwert, da Ihre Aufträge schon digital an Ihr ERP-System übertragen werden. Die Assistenzfälle bieten in der Regel eine hohe Zeitersparnis, da die Daten bereits ausgelesen sind. Sie brauchen diese nur noch mit wenigen Klicks zu prüfen und ggf. zu korrigieren. Die Übertragung manuell per Knopfdruck fällt nach diesem Trainingszeitraum, der auch dazu dient, dass sich alle Mitarbeitenden mit der Anwendung vertraut machen, weg.

Automatisierung

Nach einigen Wochen erhalten Sie von uns eine Analyse, aus der hervorgeht, wie viel wir nach der Trainingszeit mit Workist automatisieren können. Ab diesem Zeitpunkt werden alle weitergeleiteten Dokumente automatisch in Ihr ERP-System überspielt. Sollte sie sich unsicher sein, meldet sich die KI per E-Mail. Durch die Bearbeitung dieser Assistenzfälle wird die KI kontinuierlich besser und lernt von Tag zu Tag dazu.

Guide: Worauf sollte ich beim Kauf einer Auftragssoftware achten?

Welche Vorteile Workist hat, wissen Sie jetzt. Worauf Sie bei der Wahl der richtigen Software ansonsten noch achten sollten, möchten wir Ihnen natürlich auch nicht vorenthalten. Mit einer modernen Auftragssoftware steigern Sie die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens nachhaltig. Bei der Auswahl sollten Sie sich möglichst Zeit nehmen und unterschiedliche Anbieter und Lösungen – wie OCR-Ansätze, templatebasierte Optionen und KI-Softwares sowie alternative Methoden – miteinander vergleichen.

Um die passende Software für Ihre Bedürfnisse zu finden, sollten Sie die folgenden sieben Punkte beachten:

1. Führen Sie eine Analyse durch: Bevor Sie sich für eine Auftragssoftware entscheiden, sollten Sie Ihre Anforderungen so genau wie möglich analysieren. Welche Funktionen und Eigenschaften muss die Anwendung unbedingt erfüllen, damit Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht nur weiterhin reibungslos abwickeln, sondern optimieren können? Achten Sie bei Ihrer Auswertung besonders auf die Zahl Ihrer Aufträge, die Menge an Transaktionen und die Anbindungsmöglichkeiten an Ihre bestehende Software-Umgebung sowie mögliche Skalierbarkeit.
2. Achten Sie auf Bedienungsfreundlichkeit: Das neue Programm, für das Sie sich entscheiden, sollte möglichst intuitiv sein und sich nahtlos in die Abläufe im Arbeitsalltag einfügen. Damit sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden möglichst schnell mit Ihrer neuen Auftragssoftware zurechtkommen und es bei der Umstellung nicht zu einer langen Übergangsphase kommt.
3. Prüfen Sie den Implementierungsaufwand: Scheuen Sie sich nicht, die unterschiedlichen Softwarefirmen nach der Komplexität der Implementierung ihrer Auftragsanwendungen zu fragen. In Zeiten smarter KI-Software lohnt es sich nicht, auf ein Programm zu setzen, dass Ihnen keine wesentliche Zeitersparnis bringt – und zwar vom ersten Tag an!
4. Stellen Sie die Integration der neuen Auftragssoftware in Ihre bestehenden Systeme sicher: Sie sollte sich nahtlos an Ihr ERP-System anschließen lassen. Damit gewährleisten Sie den lückenlosen Austausch von Daten und vermeiden doppelten Arbeitsaufwand.
5. Legen Sie Wert auf guten Support: Informieren Sie sich über den angebotenen Update- und Supportservice, der für Sie infrage kommenden Angebote. Bei Fragen oder auftretenden Problemen sollten die Anbieter schnelle Lösungswege bieten. Regelmäßige Updates sollten zudem Standard sein.
6. Legen Sie den Fokus auf Datenschutz und Sicherheit: Achten Sie darauf, dass die Auftragssoftware stabile Sicherheitsmaßnahmen bietet. Das sorgt nicht nur für Vertrauen und Seriosität: Der Schutz Ihrer Kundendaten sollte bei der Auswahl Ihrer Wunschanwendung immer im Mittelpunkt stehen. Achten Sie bei der Suche daher zum Beispiel auch auf Details wie den Standort der Server.
7. Denken Sie an Flexibilität und Skalierbarkeit: Im Hinblick auf Ihre Flexibilität und die mögliche Weiterentwicklung Ihres Unternehmens sowie Ihrer Abläufe und Prozesse, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass Ihre Auftragssoftware skalierbar ist und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Mit zur Skalierbarkeit gehört auch, dass Sie zusätzliche Funktionen und Module bei Bedarf hinzufügen können. Getreu dem Motto: Flexibilität ist alles!

Fazit: Auftragserfassung – Software als verlässlicher Support

Ob Sie sich für Workist entscheiden, liegt ganz bei Ihnen. Eine moderne KI-Software ist jedoch heute ganz klar das Mittel der Wahl, wenn es um Auftragserfassung geht. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Auftragswesen vollständig zu automatisieren und damit Zeit zu sparen, Fehler auszuschließen und in Zukunft noch kosteneffizienter zu arbeiten.

Häufig gestellte Fragen zur Arbeit mit der Auftragssoftware von Workist

Wie funktioniert der Workist Support?

Über unseren Support-Bereich finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unserer Software und ihrer Bedienung. Sie können zudem über unser Kontaktformular selbst Fragen einreichen und einen Termin für eine 30-minütige Produktdemo vereinbaren. Als Workist Nutzer*in steht Ihnen unser Kundenservice immer zur Verfügung.

Wo ist Workist ansässig?

Workist ist ein deutsches Tech-Start-up mit Sitz in Berlin.

Bekommen meine Kund*innen mit, dass ich Workist nutze?

Wenn Sie Ihre Auftragsverwaltung digitalisieren und in Zukunft Workist als Auftragssoftware nutzen möchten, steht Ihrer Umstellung nichts im Wege. Ihre Kund*innen werden von der neuen Arbeitsweise nichts mitbekommen. Sie erhalten wie gewohnt Ihre Auftragsbestätigung mit allen wichtigen Informationen per E-Mail und werden vermutlich nur durch die schnellere Bearbeitung mitbekommen, dass Sie etwas an Ihren Abläufen geändert haben.

Wo läuft die Workist Software?

Als Plug-and-Play-Software läuft Workist ausschließlich in der Cloud. Dadurch können wir immer die aktuellsten Sicherheitsupdates und die regelmäßige Wartung unserer Server durch Spezialist*innen garantieren. Wir nutzen die Microsoft Azure Cloud. Die Server dafür stehen in Frankfurt.

Lohnt sich die Automatisierung auch für mich?

Die Automatisierung der Auftragsabwicklung lohnt sich für kleine Betriebe und Start-ups genauso wie für Konzerne. Mit KI-Software wie der von Workist brauchen Sie sich nicht in aufwendige Prozesse einarbeiten und gewinnen Zeit für den wertschöpfenden Teil Ihrer Arbeit.