Auftragsbearbeitung Software 2025: Die besten Lösungen im Vergleich

Manuelle Auftragsabwicklung kostet Zeit, birgt Fehlerquellen und ist längst nicht mehr wettbewerbsfähig. Wer heute im Markt bestehen will, braucht digitale, durchgängige Prozesse. Die passende Software ist dabei der Schlüssel.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Lösungen den Markt dominieren, worauf Sie bei der Auswahl achten müssen und wie Sie die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen. Denn die Wahl der passenden Software für Auftragsbearbeitung entscheidet maßgeblich über Ihre Wettbewerbsfähigkeit der nächsten Jahre.

Was ist eine Auftragsabwicklung Software und welche Probleme löst sie?

Eine Software für Auftragsabwicklung digitalisiert und automatisiert den Prozess oder Prozessschritte von der Kundenanfrage bis zur Rechnungsstellung. Moderne Lösungen erfassen eingehende Aufträge automatisch, validieren Auftragsdaten, gleichen diese mit Ihren Stammdaten ab und übergeben sie an Ihr ERP-System ohne manuellen Eingriff.

Die Kernprobleme, die eine digitale Auftragsabwicklung löst, sind vielfältig:

1. Zeitverlust durch manuelle Dateneingabe, etwa für Kundenbetreuung

2. Hohe Fehlerquoten bei der Übertragung von Auftragsdaten erzeugen zusätzliche Kosten

3. Verzögerte Bearbeitung von Kundenanfragen

4. Mangelnde Skalierbarkeit im Auftragsabwicklungsprozess

Besonders für Unternehmen mit hohem Auftragsvolumen wird die Automatisierung zur Überlebensfrage. Während Sachbearbeitende früher 20 Aufträge pro Tag bearbeiten konnte, ermöglichen KI-basierte Systeme die Verarbeitung von hunderten Aufträgen in derselben Zeit. Diese Skalierbarkeit ist entscheidend für nachhaltiges Wachstum.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir verschiedene Lösungen analysiert und stellen Ihnen hier die besten Softwarelösungen für die Auftragsabwicklung vor.

Vergleichstabelle: Die besten Lösungen für die Auftragsabwicklung

Detaillierter Vergleich: Die beste Auftragsbearbeitung Software im Überblick

Workist

Workist automatisiert die gesamte Dokumentenverarbeitung in Ihrem Vertrieb. Der Prozess reicht vom Eingang einer Bestellung im Postfach für E-Mails bis zur finalen Übergabe der Daten an Ihr ERP-System.

Was macht es besonders? Die auf KI basierende Software liest, validiert und überträgt Daten aus Bestellungen, Anfragen und anderen Geschäftsdokumenten automatisch und fehlerfrei. Das Besondere ist die Kombination aus sofortiger Einsatzbereitschaft ohne lange Projektlaufzeiten und dem Hosting auf deutschen Servern, die SOC-2 zertifiziert sind. Dies garantiert höchste Datensicherheit und Konformität. Wir entlasten so gezielt Ihre Mitarbeiter von manueller Dateneingabe.

Ideal für welche Prozesse / Unternehmensgrößen Workist ist ideal für mittelständische Unternehmen im B2B-Bereich, die ihre Vertriebsprozesse ohne großen IT-Aufwand skalierbar und zukunftssicher gestalten wollen. Die nahtlose Integration in gängige ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics macht die Lösung besonders für Unternehmen attraktiv, die eine schnelle und effiziente Automatisierung der Auftragsbearbeitung suchen.

Rossum: Eine flexible Software für Auftragsbearbeitung

Rossum ist eine Cloud-basierte Plattform für die intelligente Dokumentenverarbeitung, die darauf spezialisiert ist, Daten aus einer Vielzahl von Geschäftsdokumenten zu extrahieren.

Was macht es besonders? Die Stärke von Rossum liegt in seiner selbstlernenden KI, die ohne vordefinierte Vorlagen auskommt. Die Software lernt aus den Korrekturen der Anwender und verbessert sich kontinuierlich.

Ideal für welche Prozesse / Unternehmensgrößen Rossum eignet sich für größere Unternehmen und Konzerne, die eine hochgradig anpassbare Lösung für die Verarbeitung unterschiedlichster Dokumententypen über mehrere Abteilungen hinweg benötigen.

Conexiom

Conexiom positioniert sich als Anbieter einer Plattform, die eine vollständig berührungslose Automatisierung der Auftragsabwicklung und anderer Lieferkettenprozesse ermöglicht.

Was macht es besonders? Das Alleinstellungsmerkmal von Conexiom ist das Versprechen einer hundert prozentigen Datenrichtigkeit bei der Umwandlung von unstrukturierten Dokumenten in strukturierte Daten. Die Technologie zielt darauf ab, jegliche manuelle Eingriffe zu eliminieren und so eine vollständig digitale Auftragsabwicklung zu realisieren.

Ideal für welche Prozesse / Unternehmensgrößen Die Lösung ist primär für global agierende Großunternehmen mit einem sehr hohen Transaktionsvolumen und komplexen Lieferketten konzipiert. Unternehmen, die eine maximale Automatisierungsrate anstreben und über die nötigen Ressourcen für die Implementierung verfügen, profitieren am meisten.

nexmart: Das Auftragsabwicklung Tool für spezifische Branchen

nexmart ist weniger eine reine Software als vielmehr ein spezialisiertes eBusiness Netzwerk für bestimmte Branchen, insbesondere für Werkzeuge, Beschläge, Eisenwaren sowie den Sanitär, Heizungs und Klimabereich.

Was macht es besonders? Die Besonderheit liegt im starken Branchenfokus und dem damit verbundenen Netzwerk. nexmart verbindet Hersteller, Großhändler und Fachhändler auf einer Plattform und standardisiert die Prozesse für die gesamte Auftragsabwicklung. Teilnehmer profitieren von etablierten Standards und einem breiten Partnernetzwerk.

Ideal für welche Prozesse / Unternehmensgrößen nexmart ist die ideale Wahl für Unternehmen, die in den von nexmart abgedeckten Branchen tätig sind. Es eignet sich für alle Unternehmensgrößen innerhalb dieses Ökosystems, vom Hersteller bis zum lokalen Fachhändler.

Tangro

Tangro ist ein Anbieter von Lösungen zur automatisierten Verarbeitung eingehender Geschäftsdokumente mit einem sehr starken Fokus auf die Integration in SAP Systeme.

Was macht es besonders? Die nahtlose und zertifizierte Integration direkt in SAP ist das Kernmerkmal von Tangro. Anwender müssen ihre gewohnte SAP Umgebung nicht verlassen, um Dokumente wie Bestellungen oder Rechnungen zu verarbeiten. Die Software fügt sich als Add-On direkt in das bestehende ERP-System ein.

Ideal für welche Prozesse / Unternehmensgrößen Tangro ist speziell für Unternehmen jeder Größe entwickelt worden, die SAP als ihr zentrales ERP-System einsetzen. Wenn Sie eine tief integrierte Lösung suchen, um manuelle Prozesse direkt innerhalb Ihrer SAP Landschaft zu automatisieren, ist Tangro eine passende Option.

Esker: Eine umfassende Software für Auftragsabwicklung und mehr

Esker ist ein globaler Anbieter einer Cloud-basierten Plattform, die mithilfe von KI den gesamten Zyklus von der Beschaffung bis zur Zahlung (Procure to Pay) und von der Bestellung bis zum Zahlungseingang (Order to Cash) automatisiert.

Was macht es besonders? Die Stärke von Esker liegt im umfassenden Plattformansatz. Unternehmen können eine breite Palette von Geschäftsprozessen über eine einzige, integrierte Lösung automatisieren. Dies fördert die unternehmensweite Effizienz und Transparenz weit über die reine Auftragsbearbeitung hinaus.

Ideal für welche Prozesse / Unternehmensgrößen Esker richtet sich an mittelständische bis große Unternehmen, die nach einer strategischen und skalierbaren Plattformlösung suchen. Es ist ideal für Organisationen, die ganze Prozessketten digitalisieren und optimieren möchten.

Wie Sie die richtige Auftragsabwicklung Software wählen

Die Auswahl der passenden Software für Auftragsabwicklung erfordert eine systematische Herangehensweise. Folgende Faktoren bestimmen maßgeblich, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt:

Anwendungsfall und Branchenspezifika

Jede Branche hat spezifische Anforderungen an die Auftragsverarbeitung. Während Handwerksbetriebe primär Wert auf einfache Bedienung und mobile Verfügbarkeit legen, benötigen Industrieunternehmen komplexe Kalkulationen und Projektmanagement-Funktionen. Versicherungen und Banken hingegen stellen höchste Compliance-Anforderungen.

Definieren Sie zunächst Ihre spezifischen Geschäftsprozesse: Welche Dokumententypen verarbeiten Sie? Wie komplex sind Ihre Angebote? Benötigen Sie Lagerverwaltung oder Warenwirtschaft? Diese Grundlagen bestimmen den Funktionsumfang Ihrer zukünftigen Lösung.

Auftragsvolumen und Skalierbarkeit

Das monatliche Auftragsvolumen ist ein kritischer Faktor für die Systemauswahl. Kleinere Handwerksbetriebe mit 100 Aufträgen pro Monat haben andere Anforderungen als Industrieunternehmen mit tausenden Kundenaufträgen täglich.

Berücksichtigen Sie dabei nicht nur Ihr aktuelles Volumen, sondern planen Sie Wachstum mit ein. Eine Lösung, die heute perfekt passt, könnte in zwei Jahren an ihre Grenzen stoßen. Moderne Auftragsabwicklung Tools bieten flexible Skalierung und wachsen mit Ihrem Unternehmen mit.

Notwendige Integrationen

Die nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft entscheidet über Erfolg oder Misserfolg der Implementierung. Prüfen Sie im Vorfeld, welche Integrationen zu ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics oder Lexware verfügbar sind.

Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit

Der Funktionsumfang sollte exakt zu Ihren Anforderungen passen. Zu wenige Features limitieren Ihre Prozesse, zu viele erhöhen Komplexität und Kosten unnötig. Kernfunktionen einer modernen Auftragsbearbeitungssoftware umfassen:

Automatische Dokumentenerkennung und Datenextraktion, intelligente Validierung von Auftragsdaten, nahtlose ERP-Integration, automatisierte Rechnungsstellung und Lieferschein-Erstellung sowie umfassendes Reporting und Analytics.

Die Benutzerfreundlichkeit ist dabei entscheidend für die Akzeptanz im Team. Intuitive Bedienung mit wenigen Klicks reduziert Schulungsaufwand und Fehlerquoten. Drag-and-Drop-Funktionen und eine übersichtliche Oberfläche erhöhen die Produktivität Ihrer Mitarbeiter spürbar.

Support und Service

Professioneller Support ist bei geschäftskritischen Systemen unverzichtbar. Prüfen Sie Reaktionszeiten, Verfügbarkeit und Qualität des Kundenservices. Besonders in der Einführungsphase ist kompetente Betreuung durch Experten entscheidend.

Achten Sie auf lokale Ansprechpartner und deutschsprachigen Support. Bei Problemen mit der Auftragsverarbeitung zählt jede Minute. Internationale Anbieter mit Callcentern in anderen Zeitzonen können hier schnell zum Hindernis werden.

Externe Bewertungen und Referenzen

Nutzen Sie unabhängige Bewertungsportale und Erfahrungsberichte anderer Unternehmen. Besonders wertvoll sind Referenzen aus Ihrer Branche mit ähnlichen Anforderungen. Lassen Sie sich konkrete Kennzahlen zur Effizienzsteigerung und Kostenersparnis nennen.

Seriöse Anbieter stellen gerne Referenzkunden für Gespräche zur Verfügung. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um ungefilterte Einblicke in die Praxistauglichkeit der Lösung zu erhalten.

Praxisbeispiel: Wie BACHL mit Workist 3,5 Minuten pro Auftrag spart

Wie die Umsetzung in der Praxis aussehen kann, zeigt das folgende Beispiel: Die Karl Bachl Kunststoffverarbeitung verarbeitet wöchentlich rund 350 Bestellungen, die früher manuell erfasst werden mussten.

Nach der Implementierung von Workist konnte BACHL beeindruckende Ergebnisse erzielen: 3,5 Minuten Zeitersparnis pro Auftrag bei einer Effizienzsteigerung von 78,5 Prozent. Bei 1400 automatisierten Bestellungen pro Monat bedeutet dies eine Gesamtersparnis von 20 Stunden pro Woche.

Die freigesetzten Kapazitäten nutzt BACHL nun für wertschöpfende Kundenbetreuung statt monotoner Dateneingabe.

Die Zukunft der Auftragsabwicklung: KI und Automatisierung

Künstliche Intelligenz revolutioniert die Auftragsverarbeitung fundamental. Moderne Systeme lernen kontinuierlich aus Ihren Daten und verbessern ihre Erkennungsgenauigkeit automatisch. Was heute noch manuell korrigiert werden muss, wird morgen vollautomatisch verarbeitet.

Machine Learning-Algorithmen erkennen Muster in Ihren Auftragsdaten und können dadurch Prognosen für Liefertermine, Lagerbestände und Kundenbedürfnisse erstellen. Diese vorausschauenden Analysen ermöglichen proaktive Planung statt reaktiver Problemlösung.

Fazit: Ihre nächsten Schritte zur optimalen Auftragsbearbeitung Software

Die Wahl der richtigen Auftragsbearbeitung Software ist eine strategische Entscheidung, die Ihr Unternehmen langfristig prägt. Automatisierung ist dabei kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit für wettbewerbsfähige Unternehmen.

Beginnen Sie mit einer ehrlichen Analyse Ihrer aktuellen Prozesse: Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter mit manueller Dateneingabe? Welche Fehlerquoten haben Sie bei der Auftragsverarbeitung? Wo entstehen Verzögerungen, die Kunden frustrieren?

Wenn Sie hier erste Optimierungspotenziale erkennen, lohnt sich ein genauerer Blick auf moderne Lösungen wie Workist. Die Software automatisiert wiederkehrende Arbeitsschritte in der Auftragsverarbeitung – von der E-Mail bis zur ERP-Übergabe – und schafft so mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten.

Buchen Sie jetzt eine kostenlose Potenzialanalyse mit Workist: In nur 30 Minuten prüfen Sie gemeinsam mit einem Experten, welche Automatisierungsmöglichkeiten es in Ihrem Unternehmen gibt.

Häufig gestellte Fragen zur Auftragsabwicklung Software

Welche Auftragsabwicklungssoftware ist die beste?

Die beste Auftragsabwicklung Software ist die, die optimal zu Ihren spezifischen Anforderungen passt. Faktoren wie Branche, Auftragsvolumen, ERP-Integration und Budget bestimmen die ideale Lösung. Lassen Sie sich verschiedene Optionen demonstrieren und testen Sie diese mit Ihren realen Daten.

Welche Funktionen sollte eine gute Auftragsabwicklungssoftware bieten?

Eine moderne Auftragssoftware sollte automatische Dokumentenerkennung, KI-basierte Datenextraktion, nahtlose ERP-Integration, intelligente Validierung und umfassendes Reporting bieten. Mobile Verfügbarkeit per Tablet und intuitive Bedienung sind weitere wichtige Kriterien für den Praxiseinsatz.

Was unterscheidet Workist von anderen Auftragsabwicklungslösungen?

Workist fokussiert sich auf vollautomatisierte Dokumentenverarbeitung durch KI-Technologie. Die Lösung liest, validiert und überträgt Daten aus Geschäftsdokumenten ohne manuellen Eingriff. Mit Servern in Deutschland und SOC-2-Zertifizierung erfüllt Workist höchste Sicherheits- und Compliance-Standards.

Wie lange dauert die Implementierung einer Auftragsbearbeitung Software?

Die Implementierungsdauer variiert je nach Komplexität Ihrer Prozesse und notwendigen Integrationen. Einfache Lösungen sind oft innerhalb weniger Tage einsatzbereit, während komplexe Enterprise-Systeme mehrere Wochen bis Monate benötigen können. Cloud-basierte Lösungen sind generell schneller implementiert als On-Premise-Systeme.

Welche Kosten entstehen für eine professionelle Auftragsabwicklung Software?

Die Kosten variieren stark je nach Funktionsumfang, Nutzeranzahl und Auftragsvolumen. Einfache Lösungen starten bei wenigen hundert Euro monatlich, während Enterprise-Lösungen mehrere tausend Euro kosten können. Berücksichtigen Sie bei der Kalkulation auch Implementierungs-, Schulungs- und Integrationskosten.