Workflow Auftragsabwicklung optimieren - 5 Steps

Zu den wichtigsten Aufgaben innerhalb von Unternehmen zählt die Auftragsabwicklung. Mit ihr steht und fällt der Erfolg von Firmen jeder Größe und Branche. Vom Start-up bis zum Konzern teilen alle ein gemeinsames Kernziel: die Stärkung und Optimierung der Auftragsabwicklung. Dass Kund*innen – egal ob im B2B- oder B2C-Bereich – heute schnelle, intuitive und individuelle Prozesse erwarten, spielt dabei eine große Rolle. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen daher Step-by-Step, wie Sie Ihren Workflow in der Auftragsabwicklung optimieren und nach und nach so effizient wie möglich gestalten – entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Auftragsabwicklung: Effiziente Prozesse für mehr Kundenzufriedenheit

Wer seine Kund*innen zufriedenstellen möchte, setzt heute im ersten Schritt auf effiziente Prozesse. Je schneller und zuverlässiger Sie sich um ihre Bedürfnisse kümmern, umso erfolgreicher ist Ihr Unternehmen. Je reibungsloser Ihre Auftragsabwicklung funktioniert, umso schneller und wirtschaftlicher arbeiten Sie Ihre Aufträge ab und umso mehr Zeit haben Sie, sich um neue Kontakte und die Pflege Ihrer Geschäftsbeziehungen zu kümmern.

Sie vermeiden Ausfälle durch fehleranfällige Prozesse und bieten Ihren Kund*innen eine angenehme Customer Experience – von der Anfrage über den Auftragseingang bis zur vollständigen Abwicklung. Man kann also durchaus sagen, dass gute Workflows, in denen alle Beteiligten produktiv zusammenarbeiten und alle Verantwortlichkeiten klar sind, essenziell für Ihren Erfolg sind. Das bedeutet also: Workflow Auftragsabwicklung = essenziell für Unternehmenserfolg.

Welche Schwierigkeiten haben KMU bei der Auftragsabwicklung?

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist es wichtig, die Workflows in der Auftragsabwicklung zu optimieren und damit Hindernisse von der Auftragsannahme bis zum Abschluss eines Geschäfts zu überwinden.

Ein zentraler Punkt dabei ist die Dateneingabe, die auch heute in vielen KMU noch manuell erfolgt. Das kann an fehlendem Know-how, aber auch an begrenzten Ressourcen liegen. Viele schrecken außerdem davor zurück, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden und ihre Prozesse zu automatisieren [Mehr dazu im Artikel zur digitalen Auftragserfassung]. Die traditionelle Arbeitsweise ist jedoch nicht nur zeitaufwendig, sondern zudem fehleranfällig. Das kann zu Verzögerungen in den Abläufen, Missverständnissen und leider auch zu unzufriedenen Kund*innen führen. Mit der Implementierung moderner Auftragssoftware reduzieren Sie Ihren Aufwand, sorgen damit für eine deutliche Zeitersparnis, verbessern Ihre Reaktionszyklen und schaffen personelle Kapazitäten für erfolgsrelevante Aufgaben. Im letzten Schritt stärken Sie damit Ihren Umsatz.

Manuelle Auftragserfassung vs. automatisierte Auftragserfassung

Die manuelle Auftragserfassung ist nicht mehr zeitgemäß. Mit dem Fortschreiten der Technologie bieten Ihnen automatisierte Lösungen immer mehr Vorteile. Mit moderner Auftragssoftware beschleunigen Sie Ihre Prozesse, schließen Fehler aus und sorgen für eine Vielzahl von Verbesserungen. Das führt dazu, dass Sie auf lange Sicht Ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und Ihrem Unternehmen einen nachhaltigen Mehrwert bieten. In diesem Abschnitt gehen wir im Detail auf die Vorteile automatisierter Auftragserfassung ein.

Schwierigkeiten bei der manuellen Auftragserfassung

Wenn Sie noch auf manuelle Auftragserfassung setzen, gehen Bestellungen üblicherweise per E-Mail und Telefon bei Ihnen ein. Das hat vor allem den Nachteil, dass nicht alle Auftragsdaten sofort an Ort und Stelle sind. Ihre Sachbearbeiter*innen überprüfen die Bestellungen und geben die Daten daraus in das ERP-System ein.

Weil das zeitraubend und fehleranfällig ist, verwenden einige Unternehmen für diesen Schritt zum Beispiel eine OCR (Optical Character Recognition)-Software. Diese entlastet Sie allerdings nur begrenzt: Die Automatisierung ist in der Regel lückenhaft, sie müssen die Software bei einer derartigen Lösung aufwendig anlernen und OCR kommt nicht gut mit der Variabilität in Dokumenten zurecht. Insbesondere bei schlechter Scan-Qualität oder handschriftlichen Notizen kann es zu Fehlern kommen, wenn Sie mit einem derartigen Tool arbeiten. Außerdem kann es passieren, dass die OCR-Software Formatierungen oder Tabellen nicht richtig erkennt. Sie kann Daten nicht selbstständig validieren und die Fehleranfälligkeit ist generell höher.

Weitere Schwierigkeiten bei dieser Arbeitsweise liegen in der sprachlichen Abhängigkeit (OCR-Software ist in der Regel auf bestimmte Sprachen oder Sprachgruppen spezialisiert) sowie der Schwierigkeit im Umgang mit komplexeren Dokumenten. Ähnlichen Problemen müssen Sie sich bei der Arbeit mit RPA-Tools stellen.

Vorteile automatisierter Auftragserfassung

Mit moderner, KI-basierter Auftragssoftware können Sie verschiedene manuelle Schritte automatisieren und steigern damit Ihre Effizienz. KI-Algorithmen können eingehende Bestellungen automatisch verarbeiten, Daten präzise extrahieren und anschließend in das richtige Format umwandeln. Damit schließen Sie die Hauptfehlerquelle aus.

• Intelligente Datenverarbeitung: KI-basierte Auftragssoftware ist dazu in der Lage, Zusammenhänge zu erkennen und zu analysieren. Die intelligente Datenverarbeitung sorgt auch dafür, dass die KI Abweichungen oder Fehler innerhalb von Aufträgen erkennt und Sie rechtzeitig informiert, damit Sie zeitnah reagieren können. Relevante Daten liest sie intelligent aus, validiert sie anhand der Stammdaten und überträgt sie ans ERP-System. Die Fehlererkennung ist durch den hohen Automatisierungsgrad sowie modernstes Machine Learning hervorragend.
• Digitalisierung durch Effizienz: Moderne KI-Software gestaltet den Prozess für Sie effizient und skalierbar. Das bedeutet: Mit einem Tool dieser Art treiben die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen aktiv voran.
• Optimierter Customer Service: Schnellere Reaktionszyklen und niedrigere Fehlerquoten führen zu höherer Kundenzufriedenheit. Die Zeitersparnis durch automatisierte Auftragserfassung verschafft den Mitarbeitenden dafür mehr Freiraum für Service- und Beratungsleistungen.

Insgesamt machen Sie Ihre Auftragsprozesse mit KI-basierter Auftragssoftware präziser, effizienter und schließen Fehler aus. Mit KI-Software automatisieren Sie Aufgaben, sparen Zeit und Geld und bieten Ihren Kund*innen einen besseren Service.

Mit optimierter Auftragsabwicklung für reibungslose Abläufe sorgen

Sowohl interne als auch externe Stakeholder profitieren von optimierten Auftrags-Workflows. Diese beginnen bereits bei den Anfragen und eingehenden Aufträgen. Moderne Software sorgt im Zusammenspiel mit Ihren IT-Systemen und nicht zuletzt natürlich auch den Expert*innen in den Abteilungen Ihres Unternehmens für reibungslose Abläufe. Je intuitiver diese sind, desto effizienter ist die Abwicklung und umso zufriedener sind Ihre Kund*innen.

Auf intransparente Schritte innerhalb Ihrer Prozesskette sollten Sie generell verzichten. Sollten Ihnen nach der Umstellung noch welche auffallen, sollten Sie diese im Rahmen Ihres Workflow-Managements identifizieren und zeitnah ausschalten.

Organisatorische Prozesse der Auftragsabwicklung

Hinter der Auftragsabwicklung steckt weit mehr als die Ausführung der Aufträge Ihrer Kund*innen. Zahlreiche organisatorische Vorgänge sind damit verbunden und hängen davon ab. Einige der wichtigsten darunter sind:

• Auftragseingang
• Bestellungen
• Anfragen
• Bestellungsbearbeitung
• Auftragserfassung
• Auftragsabwicklung
• Versand
• Customer Care
• After Sales Service

Damit all diese Prozesse zeitnah greifen und Sie die Wünsche Ihrer Kund*innen erfüllen, wenn Sie Anfragen und Bestellungen bearbeiten, sind Zuverlässigkeit, Flexibilität und einfache, gut strukturierte Prozesse das A und O. Der Workflow der Auftragsabwicklung sollte zuverlässig funktionieren und ununterbrochen bleiben. Sie stärken das Vertrauen und die Loyalität Ihrer Kundschaft nachhaltig.

Workflow Auftragsabwicklung: Fünf Tipps zur Optimierung

Optimierte und automatisierte Prozessabläufe für alle Aufträge – so sieht der Idealzustand aus. Wenn Sie Ihre Auftragsabwicklung optimieren und automatisieren möchten, sollten Sie Schritt für Schritt vorgehen. Mit diesen fünf Tipps zur Optimierung machen Sie Ihr Auftragswesen deutlich effizienter und transparenter:

1. Status quo ermitteln und Defizite identifizieren

Bevor Sie Ihren Workflow zur Auftragsabwicklung optimieren, ist es wichtig, dass Sie den aktuellen Status quo ermitteln und mögliche Defizite identifizieren. Analysieren Sie Ihren bestehenden Prozess gründlich, um Engpässe, Verzögerungen oder ineffiziente Abläufe zu erkennen. Mit diesem ersten Schritt setzen Sie ganz gezielt an den richtigen Stellen an und erkennen die Verbesserungspotenziale in den Auftrags-Workflows Ihres Unternehmens.

2. Umstrukturieren und neue Prozesse entwickeln

Basierend auf den Erkenntnissen aus Ihrer Status-quo-Analyse planen Sie die mögliche Neustrukturierung Ihrer Auftragsabwicklung. Identifizieren Sie mögliche Verbesserungen und entwickeln Sie effizientere Prozesse. In der Praxis kann das auch bedeuten, bestimmte Schritte zu optimieren, redundante Aktivitäten aus dem Workflow zu entfernen oder zur Beschleunigung auf neue Technologien zu setzen.

3. Moderne KI-Software zur Automatisierung von Prozessen einsetzen

Eine der effektivsten Möglichkeiten, Ihre Auftragsabwicklung zu optimieren, besteht im Einsatz moderner KI-Software zur Prozessautomatisierung. Die künstliche Intelligenz kann repetitive Aufgaben übernehmen und Daten analysieren. Workist können Sie zum Beispiel nahtlos in Ihre IT-Umgebung integrieren und sorgen damit für eine hochmoderne End-to-End-Automatisierung. Sie verbinden Ihre Geschäftsprozesse und vermeiden repetitives Arbeiten. Die KI erfasst Ihre Auftragsdokumente vollautomatisch, hocheffizient und absolut zuverlässig und Sie gewinnen wertvolle Zeit.

4. Umfassende Auswertungen durchführen

Wenn Sie die neuen Prozesse und Technologien implementiert haben, sollten Sie den Erfolg Ihrer Optimierungsmaßnahmen bewerten. Führen Sie regelmäßige Auswertungen durch, um zu überprüfen, ob Sie die gewünschten Verbesserungen erzielt haben und diese auf Dauer wirksam sind. Analysieren Sie Metriken wie Durchlaufzeiten, Fehlerquoten und Kundenzufriedenheit und identifizieren Sie Bereiche, in denen noch Optimierungsbedarf besteht.

5. Bei Bedarf nachjustieren

Wenn Sie Ihren Workflow zur Auftragsabwicklung langfristig effektiv halten möchten, ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess entscheidend. Nehmen Sie sich die Zeit für regelmäßige Überprüfungen und checken Sie, ob Ihre Prozesse noch den aktuellen Anforderungen gerecht werden. Wenn Sie Schwachstellen oder neue Möglichkeiten zur Optimierung identifizieren, justieren Sie Ihren Workflow entsprechend nach. Um kontinuierlich die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie flexibel bleiben und Veränderungen immer offen gegenüberstehen.

Wichtig: Verschaffen Sie sich im ersten Schritt auch einen Überblick über mögliche Schnittstellen, beispielsweise zu E-Mail-Programmen, Ihrem ERP-System oder Ihrem Workflow-Management-Tool! Wenn Sie zukünftig mit einer Auftragssoftware arbeiten möchten, sollte diese sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme und Abläufe einfügen.

Sollten Sie nach Ihrer Optimierung weiter Schwachstellen an den einzelnen Stufen Ihres Auftragsabwicklungs-Workflows feststellen, reagieren Sie sofort. Ein besonders wichtiger Aspekt, den Sie dabei nie aus dem Fokus verlieren sollten, ist, dass Sie das System und die Prozessschritte im Hinblick auf weitere Optimierungsmöglichkeiten permanent überprüfen sollten.

Fazit: KI-Software im Einsatz = Arbeiten mit System

Wer seinen Workflow Auftragsabwicklung optimieren möchte, setzt heute auf zukunftssichere Tools. Ein wichtiger Baustein ist hier eine hochwertige Auftragssoftware, mit der Sie die Durchlaufzeiten Ihrer Aufträge verkürzen, die Fehlerquote senken und für mehr Zeit für erfolgsrelevante Aufgaben wie den Kundenservice und den Vertrieb sorgen. Mit dieser agilen Vorgehensweise arbeiten Sie mit System.

Software wie die von Workist identifiziert und verarbeitet automatisch relevante Daten und Sie können die Anwendung innerhalb kürzester Zeit nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Damit sorgen Sie nicht nur für eine schnellere Verarbeitung Ihrer Auftragsdokumente. Dank der Validierung durch Ihre Stammdaten wird die Datenextraktion zudem spürbar verlässlicher. Zeitraubende Kontrollen gehören damit der Vergangenheit an und Sie können sich ganz entspannt um Ihre Strategie kümmern.

Häufig gestellte Fragen zum Thema  „Workflow Auftragsabwicklung optimieren“

Was ist der Unterschied zwischen Prozess und Workflow?

Der Begriff Prozess meint vor allem die betriebswirtschaftlichen Aspekte und die Abfolge von Arbeitsschritten, die ein Unternehmen auf dem Weg zu einem bestimmten Ziel durchführt. Ein Workflow ist hingegen ein Steuerungselement, das dafür sorgt, dass Prozesse mit allen Informationen, Systemen sowie involvierten Mitarbeitenden gelingt. Dafür sorgen bestimmte Personen, indem sie bestimmte Aktivitäten in einer bestimmten Reihenfolge durchführen.

Was versteht man unter Workflow-Management?

Unter Workflow-Management versteht man die Digitalisierung einzelner Prozesse inklusive der Verwaltung der Ergebnisse. Zwei wichtige Ziele dabei sind, Schwachstellen zu identifizieren und Prozessschritte besser zu überblicken. Eine Workflow-Management-Software hilft Ihnen dabei, Workflows zu erstellen, auszuführen und zu verwalten. Sie steuern, überwachen und analysieren damit ihre digitalen Geschäftsprozesse und Workflows.

Wie funktioniert digitale Transformation?

Mit der digitalen Transformation Ihrer Auftragsabwicklung verbessern Sie die Kundenbetreuung in Ihrem Unternehmen spürbar. Zudem sorgen Sie für mehr Effizienz und Transparenz. Wenn Sie Ihre manuellen Prozesse automatisieren und moderne Tools integrieren, optimieren Sie Ihre Auftragsstruktur. Ein Auftrag wandert dadurch wesentlich schneller durch die Prozesskette. Die Umstellung gelingt am besten, wenn Sie Ihre Bedürfnisse vorab genau analysieren und anschließend die infrage kommenden Tools vergleichen. Genaue Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel zum Thema Auftragssoftware.

Welches Ziel hat Auftragsabwicklung?

Bei der Auftragsabwicklung verfolgen Sie das Ziel, Ihre Kundenaufträge zu bearbeiten. Der Begriff schließt alle organisatorischen Vorgänge innerhalb von Unternehmen im Hinblick auf die Auftragsbearbeitung und die Betreuung der Kund*innen mit ein – von der Anfrage bis zur Auftragsbearbeitung und zum After Sales Service.