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In der heutigen digitalen Welt spielt Automatisierung eine entscheidende Rolle. Es bietet Unternehmen eine effiziente und genaue Möglichkeit, Aufgaben auszuführen und Prozesse zu optimieren. Ein Bereich, in dem die Automatisierung einen großen Einfluss hat, ist die Dokumentenverarbeitung. In diesem Blog-Artikel werden wir uns ein spezifisches System der Dokumentenverarbeitung ansehen: vorlagenbasierte Systeme.
Wir werden ihre Funktionsweise, ihre Anwendung und ihre Vor- und Nachteile erörtern. Diese Systeme haben das Potenzial, die Art und Weise, wie Unternehmen Informationen verarbeiten, zu revolutionieren, indem sie Genauigkeit und Effizienz verbessern. Doch sie sind nicht ohne ihre Einschränkungen. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie vorlagenbasierte Systeme in der Dokumentenverarbeitung eingesetzt werden und ob sie für Ihr Unternehmen geeignet sein könnten.
Was sind vorlagenbasierte Systeme in der Dokumentenverarbeitung?
In dieser Kategorie wird die herkömmliche OCR-Technologie mit kundenspezifischen Vorlagen erweitert, um die automatische Texterkennung mit der Interpretation der erkannten Daten zu kombinieren. Vorlagen sind das Rückgrat dieser Systeme und bieten einen strukturierten Rahmen für die Dokumentenverarbeitung.
Die Lösungen greifen auf vorab hinterlegte Layout- und Formatvorlagen zurück, in denen angegeben wird, wo auf dem Dokument welche Information hinterlegt ist. Über die räumliche Zuordnung von ausgelesenen Daten mit den Kontextinformationen aus der Vorlage ist näherungsweise eine Interpretation der maschinenlesbaren Daten möglich.
Wie funktionieren vorlagenbasierte Systeme?
Für die Nutzung vorlagenbasierter Systeme muss pro Kunde dessen spezifisches Dokumentenlayout in die Software eingepflegt werden. Dafür muss eine Vorlage erstellt werden, in der die räumliche Position einer bestimmten Information auf dem Dokument des Kunden angegeben wird, bspw. die Lieferadresse immer unten rechts auf dem Dokument. Durch die vordefinierten Vorlagen können Lösungen dieser Kategorie auf verschiedene Formate und Layouts angepasst werden.
Voraussetzung hierfür ist die Hinterlegung der spezifischen Vorlagen in der Software. Wenn über die Vorlage die mittels OCR-Technologie extrahierte Information aus dem Dokument erfolgreich interpretiert werden konnte, kann das Datenfeld an die Eingabemaske des ERP-Systems zur Auftragsanlage übertragen werden. Diese Datenübertragung kann ohne menschliches Eingreifen erfolgen, sodass eine Automatisierung der Auftragserfassung möglich ist.
Entscheidend für den Erfolg der Software in dieser Kategorie ist die Konsistenz der eingehenden Kundenaufträge sowie die Anzahl der (Neu-)Kunden. Kleinste Abweichungen von der Vorlage wie eine zweiseitige Bestellung statt einer einseitigen, Bestellpositionszeilen mit Seitenumbrüchen oder ein zusätzlicher Hinweis zu Lieferanweisungen können bereits dazu führen, dass die Interpretation der extrahierten Daten nicht mehr automatisch möglich ist.
Dadurch scheitert die automatische Verarbeitung der eingehenden Aufträge und die händische Verarbeitung des Auftrags wird erforderlich. Alternativ kann die hinterlegte Vorlage des Kunden angepasst werden. Dieser Prozess ist jedoch meistens sehr zeitintensiv, sodass sich hier nur die Arbeitslast weg von der manuellen Erfassung der Aufträge hin zur Pflege von Vorlagen verschiebt oder, im schlimmsten Fall, sich sogar noch erhöht.
Lösungen, die auf Vorlagen basieren, sind daher nur für einen eingeschränkten Kreis an Firmen lohnenswert oder können lediglich ein Zwischenschritt auf dem Weg zu einem hohen Level an Automatisierung sein. Um dieses Ziel zu erreichen, ist der Einsatz von Lösungen aus den höheren Leveln erforderlich.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass vorlagenbasierte Systeme ein erster Schritt in die Richtung der automatisierten Auftragserfassung darstellen. Diese Systeme sind vor allem für Unternehmen mit einem kleinen Kundenstamm geeignet, der sich wenig verändert und in seinen Bestellungen konsistent bleibt.
Unternehmen mit Wachstumsambitionen oder mit einem großen Kundenstamm sollten jedoch von der Einführung von vorlagenbasierten Lösungen absehen. Stattdessen sollten sie sich den Lösungen aus höheren Leveln, wie Künstlicher Intelligenz zuwenden, um eine Automatisierung des Auftragserfassungsprozesses zufriedenstellend umsetzen und die Vorteile erreichen zu können.
