Robotic Process Automation: Das sollten Sie wissen

Robotic Process Automation (RPA) ist ein Tool, das viele Unternehmen nutzen, um Geschäftsprozesse zu rationalisieren, die Effizienz zu erhöhen und Kosten zu senken. In diesem Artikel schauen wir uns die Technologie genauer an. Wir klären, was RPA überhaupt ist, wie man sie implementiert und welche Vor- und Nachteile sie hat. Dabei beleuchten wir auch, in welchen Fällen Unternehmen bei der Prozessautomatisierung besser auf alternative Lösungen setzen sollten.

Robotic Process Automation verstehen

Robotic Process Automation ist eine Technologie, die wiederkehrende und regelbasierte Aufgaben automatisiert, indem sie menschliche Handlungen nachahmt. Benutzer erstellen und implementieren dabei Skripte, auch Bots genannt, die vordefinierte Tastenanschläge oder zeitbasierte Aktionen ausführen. In der Regel ohne einen Mitarbeiter, der den Prozess überwacht. Das hilft Unternehmen, effizienter und produktiver zu werden. 

Ursprünglich war RPA nur darauf ausgerichtet, einfache und repetitive Tasks wie die Pflege von Stammdaten zu automatisieren. Inzwischen hat sie sich erheblich weiterentwickelt und wird auch im Zusammenspiel mit künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen verwendet. Diese Kombination ermöglicht eine intelligente Prozessautomatisierung, die selbst komplexe Abläufe effizienter und schlanker macht (dazu später mehr). 

Generell können Unternehmen aus den unterschiedlichsten Bereichen – vom Bank- und Finanzwesen über das Gesundheitswesen bis hin zur Fertigung – die Vorteile von RPA nutzen, um ihre Prozesse zu optimieren und den Kundenservice zu verbessern.

Die wichtigsten Elemente von RPA

Die grundlegenden Bausteine für Robotic Process Automation sind:

1. Software-Roboter: Diese Roboter führen die Aufgaben aus, indem sie mit bestehenden Systemen interagieren.
2. Control Hub: Hier werden sämtliche Automatisierungsskripte verwaltet und gesteuert.
3. Entwicklungsumgebung: Diese Umgebung dient dazu, Automatisierungsskripte zu erstellen und zu überwachen.

Welche Vorteile bietet RPA?

RPA bringt eine Fülle von Vorteilen mit sich, wenn es um den Umgang mit strukturierten Daten geht, die sich problemlos verarbeiten und manipulieren lassen. Dazu gehören unter anderem:

• Automatisierung alltäglicher, regelbasierter Prozesse 
• Geringere Betriebskosten 
• Mehr Genauigkeit bei der Datenverarbeitung 
• Verkürzte Verarbeitungszeit 
• Verbessertes Kundenerlebnis

RPA erweist sich vor allem für Aufgaben der Dokumentenverarbeitung als effektiv. Unter anderem lassen sich damit Daten extrahieren, validieren und klassifizieren. Mit der Automatisierung dieser Aufgaben reduzieren Unternehmen die manuelle Arbeit, minimieren menschliche Fehler und beschleunigen die Bearbeitung. 

Ressourcen werden insgesamt effizienter genutzt, was die Produktivität erhöht und den Kundenservice verbessert. Dass RPA repetitive Aufgaben automatisiert übernimmt, kann außerdem die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Die Mitarbeiter können sich auf wichtigere, wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren und sich um Aufgaben kümmern, die Kreativität, Problemlösung und strategisches Denken erfordern. 

Damit ist RPA insgesamt ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen, die in der heutigen Zeit wettbewerbsfähig bleiben wollen.

Das sind die Nachteile von RPA

Trotz der Vorteile, die RPA in der Theorie mit sich bringt, stößt die Technologie in ihrer reinen Form in der Praxis schnell an ihre Grenzen. Denn: RPA kann gut mit strukturierten Daten umgehen und standardisierte Dokumente verarbeiten. Bei Prozessen, bei denen vielfältige Dokumente verarbeitet werden müssen – beispielsweise bei der Auftragserfassung – kann es aber schnell Probleme geben. Denn reale Dokumente enthalten oft Variablen und Daten, die nicht in einen vordefinierten Prozess passen. Da RPA nicht anpassungsfähig ist, stören solche unerwarteten Eingaben den automatisierten Ablauf. Die Mitarbeiter müssen dann manuell eingreifen und die Regeln anpassen. Das wiederum kostet wertvolle Zeit und Ressourcen. Generell sinkt die Treffergenauigkeit von RPA, wenn wie in der Auftragserfassung viele unterschiedliche Dokumente mit vielfältigen Regeln verarbeitet werden müssen.

Das Regelwerk für die Dokumentenverarbeitung muss zudem kontinuierlich angepasst, erweitert und kundenspezifisch gepflegt werden – beispielsweise, wenn das Unternehmen wächst und neue Kunden (und damit neue Formate und Dokumente) hinzukommen. Je mehr Formate und Fälle im Regelwerk hinterlegt sind, desto komplexer wird das System und desto aufwendiger und ressourcenintensiver wird die Instandhaltung. Alle möglichen Prozessvarianten und Sonderfälle abzubilden ist dabei beinahe unmöglich.

Zusätzlich können die Kosten für Robotic Process Automation hoch sein. Oft werden extra Mitarbeiter eingestellt, die sich um die Implementierung und Verwaltung der Software kümmern. Außerdem müssen RPA-Systeme ständig gewartet und aktualisiert werden, damit sie optimal funktionieren und veränderte Rahmenbedingungen berücksichtigen.

Unternehmen sollten deshalb kritisch hinterfragen, ob sie nicht direkt auf das höchste Level der Automatisierung springen und hochwertige KI-Software einsetzen wollen, bevor sie sich für eine RPA-Lösung entscheiden. Wer bereits RPA-Software im Einsatz hat, sollte evaluieren, wie ressourcenintensiv die Pflege und Wartung dieser Systeme ist.

Wer kann Robotic Process Automation nutzen?

Zahlreiche Branchen können die Vorteile von RPA nutzen, um ihre Prozesse zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Dazu gehören unter anderem:

• Finanzwesen (Banken und Buchhaltung)
• Gesundheitswesen
• Personalwesen
• Herstellung
• Einzelhandel
• Großhandel
• Kundenservice
• IT
• Logistik

Dabei lassen sich je nach Branche auf verschiedene Weise Aufgaben automatisieren, Kosten senken und die Genauigkeit erhöhen. Einige der wichtigsten Anwendungsfälle sind:

• Formulare ausfüllen
• Daten kopieren, einfügen und verschieben
• Informationen aus Systemen und strukturierten Dokumenten lesen und verarbeiten
• Berechnungen durchführen
• Wenn-Dann-Befehle ausführen
• Daten aus dem Internet verarbeiten
• E-Mails öffnen und Anhänge verarbeiten
  

Insgesamt können Unternehmen aller Branchen so mehr Zeit und Ressourcen für die strategischen und kreativen Aspekte ihres Business freisetzen. 

Best Practices für die Einführung von RPA

Um RPA erfolgreich zu implementieren, sollte man Schritt für Schritt vorgehen und einige Best Practices berücksichtigen. Prozesse sollten auf ihr Automatisierungspotenzial hin untersucht werden und ein RPA-Kompetenzzentrum sollte den gesamten Automatisierungsprozess leiten und verwalten.

Prozesse für die Automatisierung analysieren

Im ersten Schritt sollten Unternehmen ihre Geschäftsprozesse sorgfältig bewerten, um die repetitiven, regelbasierten Aufgaben zu identifizieren, die automatisiert werden können. Dabei sollten sich Unternehmen auf die Aufgaben mit dem größten Potenzial für Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen konzentrieren. Außerdem sollten sie analysieren, ob RPA wirklich die optimale Lösung für diese Aufgaben und Prozesse ist – oder ob andere Herangehensweisen womöglich bessere Ergebnisse versprechen. Nur so lässt sich der Nutzen von RPA maximieren und die Effizienz und Genauigkeit steigern.

Nachdem die Prozesse und Anforderungen definiert sind und RPA als optimale Lösung identifiziert wurde, kann man dann damit beginnen, sich nach einer passenden RPA-Software umzuschauen.

Center of Excellence für RPA einrichten

Ein RPA Center of Excellence hilft dabei, die Automatisierung zu steuern und zu verwalten. Dabei wird ein Expertenteam gebildet, das dafür verantwortlich ist, Effizienzprogramme innerhalb des Unternehmens erfolgreich umzusetzen und sicherzustellen, dass die RPA-Implementierung mit den Unternehmenszielen und -strategien in Einklang steht.

Außerdem sollten Pilotprogramme und Tests angestoßen werden, die sicherstellen, dass die RPA-Bots optimal funktionieren, bevor man ihnen die Steuerung eines Geschäftsprozesses überlässt.

Herausforderungen bei der RPA-Einführung überwinden

Um das Potenzial von RPA voll ausschöpfen zu können, sind einige Hürden zu überwinden. Es gilt, Datensicherheit und Compliance zu gewährleisten sowie Wandel und Employee Engagement zu managen, um Widerstände zu minimieren und den Erfolg zu maximieren.

Datensicherheit und Compliance gewährleisten

Sensible Daten zu schützen und die geltenden Vorschriften einzuhalten, ist bei Anwendung von RPA essenziell. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Daten sicher und effektiv verwaltet werden. Das erreichen sie durch Sicherheitsprotokolle, die den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen.

Wandel und Employee Engagement managen

Damit die Einführung von RPA reibungslos verläuft, müssen Unternehmen auch den Wandel und das Engagement der Mitarbeiter während des gesamten Prozesses effektiv steuern. Dazu gehört, dass die Mitarbeiter geschult und unterstützt werden und alle Beteiligten hinter dem Projekt stehen und dessen Ziele mittragen. Ein aktives Change Management kann letztendlich den Erfolg von RPA-Software in Unternehmen bestimmen.

Zukunftstrend: KI für intelligente Automatisierung

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen entwickelt sich kontinuierlich weiter. Der wohl wichtigste Trend ist dabei die sogenannte Hyperautomatisierung, bei der fortschrittliche Automatisierungstechnologien verwendet werden, um Ende-zu-Ende-Automatisierungslösungen zu schaffen. Besonders vielversprechend ist dabei Künstliche Intelligenz (KI).

KI statt RPA zu verwenden, ebnet den Weg für die Automatisierung komplexerer Aufgaben und ermöglicht eine echte digitale Transformation. Damit lässt sich künftig beinahe jeder Prozess innerhalb eines Unternehmens rationalisieren und Ende-zu-Ende automatisieren – auch die Auftragserfassung. Die KI gleicht dabei die Schwachstellen von RPA bei der Dokumentenverarbeitung aus und ermöglicht ein intuitives Verständnis von Dokumenten, wie es auch bei menschlicher Verarbeitung der Fall wäre. Außerdem kann eine KI, anders als die RPA-Softwareroboter, den Prozess eigenständig überwachen und Fehler in Echtzeit beheben.

Fazit

Insgesamt bringt RPA erhebliche Vorteile für Unternehmen, weil die Technologie repetitive Aufgaben automatisiert und Prozesse in verschiedenen Branchen optimiert. Wenn Unternehmen ihre Prozesse sorgfältig bewerten, Herausforderungen meistern und sich über zukünftige Trends auf dem Laufenden halten, können sie das Potenzial von Robotic Process Automation voll ausschöpfen.

Dabei sollten Unternehmen, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben, genau hinterfragen, für welche Aufgaben sich RPA eignet – und in welchen Fällen fortschrittlichere Technologien sinnvoller sind. Besonders für Firmen, die komplexere Dokumente verarbeiten oder umfangreiche Prozesse abbilden müssen, sind KI-basierte Lösungen – wie Workist sie für die Auftragserfassung und -bestätigung bietet – in der Regel die beste Alternative. Diese liefern das höchste Level an Automatisierung und sind deutlich flexibler und zuverlässiger bei der Verarbeitung von zahlreichen unterschiedlichen Dokumenten mit vielfältigen Regeln. Dabei sind sie gleichzeitig deutlich weniger kosten- und ressourcenintensiv als RPA.

Häufig gestellte Fragen zu Robotic Process Automation

Was kann Robotic Process Automation?

Robotic Process Automation bietet die Möglichkeit, alltägliche und sich wiederholende computergestützte Aufgaben zu automatisieren, wie z. B. das Kopieren und Einfügen von Daten und das Übertragen von Dateien. Sie kann die Effizienz am Arbeitsplatz verbessern. Zudem ist RPA eine gute Möglichkeit, Zeit zu sparen, da manuelles Arbeiten und der Zeitaufwand für eintönige Tätigkeiten verringert werden.

Was ist der Unterschied zwischen RPA und KI?

RPA wird eingesetzt, um repetitive, manuelle Aufgaben zu automatisieren. Dabei ist der Softwareroboter auf exakte Eingaben angewiesen, die klar vorgeben, was er mit welchen Informationen tun soll. Eine KI dagegen nutzt unstrukturierte Daten, um ihre eigene Logik zu entwickeln. Sie ist so auch in der Lage, eigene Entscheidungen zu treffen und Analysen durchzuführen. Damit eignet sich KI, um sich wiederholende, manuelle Prozesse komplett zu automatisieren, während RPA nur für einzelne, regelbasierte Aufgaben praktikabel ist.

Ist RPA eine Form von KI?

RPA ist eine Form der Automatisierung. Robotic Process Automation benötigt menschliche Eingaben, um repetitive Aufgaben automatisiert auszuführen. KI dagegen kann auch komplexe Aufgaben automatisieren, die Intelligenz und Entscheidungsfindung erfordern. KI-Systeme können außerdem eigenständig dazulernen und sich über die Einsatzzeit hinweg selbst optimieren.