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Manuelle Datenerfassung kommt auch in unseren heutigen hoch technisierten und digitalisierten Zeiten noch vor. Zahlreiche Unternehmen und Institutionen setzen nach wie vor auf diese Art der Datenerfassung – teils aus Gewohnheit, teils aus Sorge vor Veränderung. Doch lohnt sich dieses Modell überhaupt noch? Und wie sieht die Alternative aus? Diesen Fragen sind wir mit diesem Artikel nachgegangen.
Was versteht man unter Datenerfassung?
Bei der Datenerfassung sammeln und messen Sie Daten aus verschiedenen Quellen. Die allgemeine Bedeutung lautet: „Ein Arbeitsvorgang, mit dem anfallende Daten in eine maschinenlesbare Form gebracht und auf Datenträgern gespeichert werden“.
Unternehmen setzen analoge oder digitale Datenerfassung ein, um relevante Daten strukturiert an das interne IT-System (ERP) zu übergeben und dadurch verwendbar für den weiteren Prozess zu machen. Oftmals müssen die zuständigen Mitarbeitenden diesen Prozess noch händisch durchführen, indem eingehende Daten manuell geprüft und übertragen werden. Dieser Schritt ist allerdings in jedem Fall notwendig, um den nächsten Prozessschritt anzustoßen. Gute Datenerfassung kann maßgeblich dafür sorgen, dass Betriebe Zeit sparen, effizienter arbeiten und ihre Kosten senken.
Welche Möglichkeiten der Datenerfassung gibt es?
Auch wenn man meinen könnte, dass heutzutage die meisten Unternehmen ihre Daten bereits digital erfassen, wird die manuelle Datenerfassung immer noch verwendet. Sie erfolgt, wie der Name schon sagt, komplett von Hand und kann daher für die Sachbearbeiter*innen häufig sehr aufwendig sein.
Im Gegensatz dazu ist die automatisierte digitale Datenerfassung wesentlich effizienter. Die manuelle Eingabe ist nicht mehr nötig. Moderne Software erfasst die Daten komplett automatisch und fehlerfrei. Anschließend brauchen Sie sich nur noch die Auswertung anzusehen.
Traditionelle Datenerfassung
Wer mit manueller Datenerfassung arbeitet, wird irgendwann die Erfahrung machen, wie zeitaufwendig diese Arbeitsweise ist. Zudem erfordert sie höchste Konzentration und Präzision, damit sich keine Fehler einschleichen, Rechnungen falsch verschickt werden oder Stückzahlen nicht stimmen.
Für korrekte Ergebnisse müssen Sie Ihre Eingaben bei diesem Verfahren immer wieder sorgfältig auf Fehler kontrollieren – ein weiteres zeitraubendes Prozedere, das nicht ins Zeitalter der Digitalisierung zu passen scheint. Außerdem wird die Fehlerquote immer höher sein als bei der Bearbeitung mit dem Computer.
Das Argument, dass die Umstellung auf digitale Datenerfassung zu teuer sei und man deshalb vorerst bei der herkömmlichen Methode bleiben werde, ist nur bedingt haltbar. Zwar kostet die Anschaffung einer Software und die Schulung der Mitarbeitenden im ersten Schritt Geld, sie können jedoch ab Tag eins mit einer hohen Zeitersparnis rechnen. Durch die dadurch entstehende Kostenersparnis hat sich die initiative Investition dann schnell amortisiert.
Die folgenden Kosten müssen Sie bei der manuellen Datenerfassung einrechnen:
- Hohe Arbeitszeitkosten, manuelle Eingabe und notwendige Kontrollen.
- Opportunitätskosten der verwendeten Arbeitszeit, die sie für wertsteigernde Aufgaben
wie den aktiven Vertrieb oder ihren persönlichen Kundenservice verwenden könnten. - Indirekte Kosten für längere Reaktionszyklen, wodurch sie beispielsweise weniger Bestellungen bearbeiten können.
- Kosten durch Fehleranfälligkeit sowie daraus resultierender Mehraufwand für nötige Nachbearbeitung und Korrekturen.
Neben Zeit sparen Sie bei der digitalen Erfassung von Daten also auch Geld. Die Vorteile der modernen Arbeitsweise überwiegen somit deutlich. Man kann damit ganz klar sagen, dass es sich bei der manuellen Datenerfassung nicht mehr um ein zukunftsfähiges Modell handelt.
Automatisierte Datenerfassung
Die Vorteile automatisierter Datenerfassung sind vielfältig. Wenn Sie sich für eine KI-Lösung wie die von Workist entscheiden, sparen Sie Zeit und können sich in Zukunft mehr auf den proaktiven Teil Ihrer Arbeit fokussieren und haben mehr Zeit für Ihren Kundenservice, die Optimierung Ihrer Reaktionszyklen sowie den aktiven Vertrieb. Sie machen Ihre Geschäftsprozesse effizienter und senken Ihre Kosten nachhaltig. Hinzu kommt, dass Sie mit der Umstellung langfristig für eine höhere Qualität Ihrer Daten sorgen und Fehler reduzieren.
Die fünf Hauptvorteile automatisierter Datenerfassung sind:
- Zeitersparnis
- Effiziente Prozesse
- Niedrigere Kosten
- Optimale Datenqualität
- Niedrigere Fehlerquote
Manuelle Datenerfassung hat Folgen
Die manuelle Eingabe und Erfassung von Daten wirkt sich auf die Arbeit an allen Schnittstellen aus. Bei der Bearbeitung der Formulare ist äußerste Konzentration gefragt, um Fehler zu vermeiden. Das kann im schlimmsten Fall die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden senken und zieht einen immensen Zeitaufwand nach sich.
Moderne Methoden können nicht nur in diesem Punkt die Anforderungen der digitalen Zeit besser erfüllen. Wie bereits erwähnt, leidet auch die Umwelt unter der traditionellen Arbeitsweise.
Besonders der Faktor Zeit spielt bei der manuellen Datenerfassung eine große Rolle. Eines von zahlreichen Beispielen ist hier die Auftragserfassung. Mit jeder Bestellung gehen bei Ihnen Daten ein, die Sie anschließend aus dem Bestelldokument manuell in Ihr ERP-System übertragen müssen. Das kostet jedes Mal Zeit. Wie schnell ein Auftrag erfasst wird, hängt außerdem von der Verfügbarkeit der Mitarbeitenden ab. Zudem kann es bei der manuellen Erfassung leichter passieren, dass sich Übertragungsfehler einschleichen. Ist das der Fall, können die Aufträge nicht korrekt weiterverarbeitet und durchgeführt werden.
Automatisierte Datenerfassung mit Workist
Mit der KI-Software von Workist verarbeiten Sie alle wichtigen Daten aus Ihren Auftragsdokumenten schnell und präzise. Dabei bilden Sie Ihren gesamten Kundenstamm ab – mit für Ihre Kund*innen unverändertem Bestellprozess.
Bei unserer Technologie setzen wir auf einen besonders intuitiven Ablauf und garantieren Ihnen eine zu 100 Prozent verlässliche Datenextraktion durch Validierung mit Ihren Stammdaten. Wenn sich unsere KI einmal unsicher ist, ob eine Extraktion korrekt ist, geben menschliche Sachbearbeiter*innen Feedback. Die KI lernt, die Daten richtig zu erkennen und schließt so nach und nach immer mehr Lücken in der Datenbank.
Wenn Sie Ihre Datenerfassung mit Workist durchführen, können Sie innerhalb weniger Tage live gehen. Wir binden die Software ganz unkompliziert in Ihre Infrastruktur ein und dank des spezifischen Fachwissens aus über 2.000.000 Dokumenten unserer KI liefert sie Ihnen sofort Ergebnisse – ohne vordefinierte Vorlagen. Die erzielte Zeitersparnis liegt daher bereits vom ersten Tag an oft bei über 70%.
Lesetipp: Zentis setzt bei der maschinellen Datenerfassung auf Workist: „Durch die frei gewordenen Kapazitäten können wir uns wieder verstärkt auf Wachstum und Kundenservice konzentrieren.“, so Head of Business Process Optimization Philipp König. Lesen Sie jetzt die Erfolgsstory.
Fazit: In Zukunft sollten Sie auf digitale Datenerfassung setzen
Die händische Erfassung von Daten kann man heute mit gutem Gewissen als Auslaufmodell betrachten. Moderne KI-basierte Softwares haben für die Anwender*innen zahlreiche Vorteile und schonen auf Dauer die Umwelt. Wer Zeit sparen, möglichst effizient arbeiten und neue Erkenntnisse aus Datenanalysen gewinnen möchte, setzt daher auf zeitgemäße Technologie und verbannt die Formulare aus Papier aus seinen Arbeitsabläufen.
