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Auch heute setzen viele Unternehmen bei der Auftragserfassung noch auf klassische Methoden: Bestellungen gehen zum Beispiel als PDF im Anhang von E-Mails oder in manchen Fällen sogar noch als Fax ein. Anschließend übertragen die zuständigen Mitarbeitenden sie ins ERP-System. Die dadurch entstehenden Systembrüche ziehen einen hohen Zeitaufwand nach sich, der Personalkapazitäten bindet und unnötige Kosten erzeugt. Damit Ihnen das nicht passiert, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, wie Sie Ihre Auftragserfassung in fünf einfachen Schritten digitalisieren und mit fortschrittlichen Lösungen Zeit fürs Wesentliche gewinnen, Fehler vermeiden sowie Kosten sparen.
Auftragserfassung Definition – manuell vs. digital
Kundenaufträge zu erfassen, ist der wichtigste Teil Ihrer Auftragsabwicklung und die Basis Ihres Geschäfts. Alle weiteren Schritte bauen auf diesem ersten Schritt des Order-Managements auf.
Traditionell erfassten Unternehmen ihre Aufträge manuell. Dabei übertrugen die Mitarbeitenden die relevanten Daten per Hand in Formulare oder Tabellen. Zuletzt ging der Trend jedoch immer weiter in Richtung digitale Arbeitsweise, bei der moderne Software-Lösungen die Erfassung der Daten übernehmen.
Soviel zur Theorie. Im Folgenden zeigen wir die Unterschiede der beiden Vorgehensweisen auf und gehen auf die Vorteile der digitalen Variante ein.
Manuelle Auftragserfassung
Bei der manuellen Auftragserfassung übertragen Sie alle Daten von Hand. Für den Arbeitsablauf bedeutet das: Sobald Aufträge als PDF oder Freitext in einer E-Mail oder einem (digitalen) Fax bei Ihnen eingehen, müssen Sie die Inhalte genau prüfen und in ein ERP-System wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics eingeben.
Das ist nicht nur besonders zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Besonders bei der Überprüfung und Bestätigung gilt es daher, mit äußerster Sorgfalt und Konzentration vorzugehen.
Digitale Auftragserfassung
Bei der digitalen Auftragserfassung müssen Daten nicht mehr manuell ausgelesen werden. Je nach Lösung werden sie automatisch validiert und an das ERP-System übergeben. Die digitale oder automatische Auftragserfassung ermöglicht Ihnen so schlankere Prozesse. Aufträge werden transparent gesteuert, bestätigt und überprüft. Sie werden schneller ausgelöst und freigegeben.
Digitale Auftragserfassung als wichtiger Schritt für die Digitalisierung in Unternehmen
Die Schlussfolgerung aus den beschriebenen Optionen für ein und denselben Prozess – einmal klassisch und einmal modern – ist klar: Für Unternehmen bringt die Umstellung auf digitale Auftragserfassung ausschließlich Vorteile mit sich. Die Abwicklung von Aufträgen mithilfe von Software ist ein wichtiger Schritt hin zu einer effizienteren Arbeitsweise. Dank der Möglichkeit, schneller auf Anfragen und Bestellungen zu reagieren, bieten Sie Ihren Kunden eine bessere Customer Experience und steigern auf Dauer die Kundenzufriedenheit.
Der wachsende Fachkräftemangel lässt die Notwendigkeit, Personalressourcen effizienter einzusetzen und Prozesse zu optimieren, immer deutlicher werden. Die wirtschaftlich angespannte Lage trägt ihren Teil dazu bei, dass Unternehmen immer achtsamer mit ihren Ressourcen umgehen müssen. Wer in dieser Situation an veralteten Abläufen festhält, die enormen Zeitaufwand mit sich bringen und nicht skalierbar sind, macht sich auf Dauer von externen Faktoren abhängig. Wer bei dieser Dringlichkeit auf lange Sicht wettbewerbsfähig bleiben möchte, nutzt die Chance auf eine Umstellung, solange die wirtschaftliche Notwendigkeit noch nicht deutlich spürbar ist. Zeitgemäße KI-Software wie die von Workist kann hier für Entspannung sorgen, Prozesse zukunftsfähig und Unternehmen krisenresistenter machen.
Welche Schwierigkeiten gibt es bei der manuellen Auftragserfassung?
Wenn Sie Ihre Auftragsverarbeitung noch auf traditionelle Weise abwickeln, brauchen Sie vor allem eines: Zeit. Neue Technologien helfen Ihnen dabei, Ihre Möglichkeiten auszuschöpfen und ganz neue Kapazitäten zu gewinnen, mit denen Sie früher gar nicht gerechnet haben. Verwalten Sie Ihre Auftragsdokumente analog, tauchen jedoch nicht nur bei der Einteilung von Ressourcen Schwierigkeiten auf. Auch die Gefahr, Dinge zu übersehen und dadurch für weitere Verzögerungen zu sorgen, kann Prozesse aufhalten und Abläufe blockieren.
Welche Vorteile hat die digitale Auftragserfassung?
Die Gründe für die digitale Auftragserfassung sind vielfältig und die Unterschiede zur traditionellen Arbeitsweise überzeugen schnell. Wer heute mit modernen Software-Lösungen wie Workist arbeitet, hebt sein Auftragsmanagement auf ein neues Level und erleichtert seinen Mitarbeitenden den Alltag durch smarte und effiziente Arbeitsweisen.
Es gibt zahlreiche positive Aspekte: Kundendaten lassen sich heute ganz einfach auslesen und an das ERP-System übertragen, in dem die Aufträge verwaltet werden. Sie sparen dadurch massiv Zeit und sorgen für eine geringere Fehlerquote. In einigen Unternehmen kommt zudem auch der Nachhaltigkeitsfaktor zum Tragen: Das tägliche Ausdrucken und Abheften Hunderter Seiten Papier können Sie sich mit Auftragssoftware sparen. Die Kosten für Papier, Ordner und Lagerräume fallen dann ganz nebenbei auch noch weg.
Die digitale Erfassung Ihrer Aufträge in einer smarten Auftragssoftware erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitenden auch zahlreiche Aufgaben im weiteren Prozess:
- Bestellungsüberprüfung
- Übermittlung von Bestellungen an Lieferfirmen
- Lieferungsüberwachung
- Rechnungsstellung
Schon gewusst? Nahezu alle Aspekte des B2B-Handels haben sich in den vergangenen Jahren komplett verändert. Einzig die Kommunikation hat sich seit dem 20. Jahrhundert kaum weiterentwickelt. Erfahren Sie jetzt alles über die Lösungen, mit denen Workist das ändern möchte.
Digitale Auftragserfassung – mit diesen 5 Schritten gelingt die Umsetzung
1. Erstellen Sie eine Anforderungsanalyse
Bevor Sie eine digitale Lösung in Ihr System integrieren, sollten Sie eine genaue Analyse Ihrer Anforderungen erstellen: Wie ist der Status quo? Wie sollte der Zielzustand aussehen? Welche wichtigen Kriterien gibt es für den Erfolg?
2. Marktanalyse und Angebotsvergleich
Führen Sie eine Marktanalyse durch und durchleuchten Sie die für Ihr Unternehmen infrage kommende Software genau, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden. Welche Software am Markt passt am besten zu Ihren Anforderungen?
3. Technische Evaluation
Fügt sich Ihre Wunsch-Software problemlos in Ihre IT-Umgebung ein? Wie lange würde es dauern, bis Ihre Mitarbeitenden sie in vollem Umfang nutzen können?
4. Projektstart, Umsetzung und Prozessumstellung
Schnelle und einfache Implementierung mit individueller Beratung sollten für Sie wichtige Entscheidungskriterien sein. Sobald Sie sich für eine Auftrags-Software entschieden haben, helfen Ihnen diese Aspekte, Ihren Projektstart so bald wie möglich umzusetzen.
5. Nutzerschulung, kontinuierliche Verbesserung, regelmäßige Evaluation und Change Management
Wenn Sie sich für ein System entschieden haben, sorgen Sie im nächsten Schritt dafür, dass alle von der Umstellung betroffenen Mitarbeitenden ein lückenloses Onboarding in das neue Verfahren erhalten. Workshops können eine weitere Lösung sein, Anwender*innen mit der neuen Software vertraut zu machen und Fragen zu klären. Diese führen Sie im Rahmen des Change Managements nach der Einführung der Software nach größeren Updates und zur Auffrischung immer wieder durch.
Digitale Auftragserfassung mit Workist
Bei der digitalen Auftragserfassung mit Workist greifen Sie auf das Wissen aus über 1.000.000 Dokumenten zurück, profitieren von intelligentem maschinellem Lernen und können Daten ohne vordefinierte Vorlagen extrahieren. Sie beschleunigen damit Ihre Auftragsprozesse und sorgen für fehlerfreie Dokumente und zufriedene Kund*innen. Ein Backlog oder Bestellrückstände gibt es bei der Arbeit mit Workist nicht. Sie wickeln Ihre Auftragserfassung zwölfmal schneller ab als bisher.
Dank modernster EDI-Anbindungen können Sie die Workist Software im Handumdrehen in ihre bestehenden Systeme integrieren. Sie schließen damit die Lücke zwischen Ihrem Auftragseingang und dem ERP-System. Eine Prozessumstellung ist dafür nicht nötig. Während das Tool Ihre Aufträge erfasst, können Sie sich ganz entspannt auf den wertschöpfenden Teil Ihrer Arbeit fokussieren und Kund*innen für neue Aufträge gewinnen.
Die sechs Haupt-Vorteile von Workist lauten:
- Zeit- und Kostenersparnis
- Einfache Integration, kein vorheriges Training nötig
- Lernerfahrung und kontinuierliche Verbesserung durch Machine Learning
- Bestellprozess für Kunden unverändert
- Umfassende Kompatibilität, unabhängig von ERP-System, Dateiformaten, Sprachen und Auftrags-Layouts
- Skalierbarer, zukunftsfähiger Prozess
Schon gewusst? Wenn Sie die Software von Workist testen möchten, brauchen Sie lediglich ein paar Testdokumente und Stammdaten. Vereinbaren Sie jetzt Ihren Demo-Termin.
Häufig gestellte Fragen zum Thema digitale Auftragserfassung
Was bedeutet „Leistungsnachweis digital“?
Der digitale Leistungsnachweis ist ein Teil der Auftragserfassung. Dabei handelt es sich um die elektronische Version des klassischen Leistungsnachweises, mit dem Arbeitgebende die Leistung ihrer Angestellten bestätigen. Leistungsnachweise müssen heute nicht mehr in Papierform bearbeitet werden und können beispielsweise über das Smartphone bestätigt und in Form eines elektronischen Stundenzettels genutzt werden.
Lohnt sich die Automatisierung der Auftragserfassung für mich?
Digitale Auftragsabwicklung lohnt sich immer – vom Handwerksbetrieb bis zum Großhandel. Auch kleine Unternehmen und Start-ups profitieren, weil sie sich nicht in aufwendige Prozesse einarbeiten müssen und sich uneingeschränkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Viele ineffiziente und fehleranfällige Aufgaben fallen weg und Sie sparen Zeit und Geld.
Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen, um meine Auftragserfassung zu digitalisieren?
Für die Digitalisierung Ihrer Auftragserfassung benötigen Sie im Grunde nur ein digitales Tool und die Bereitschaft der Mitarbeitenden, es in ihre tägliche Arbeit zu integrieren. Es hilft Ihnen dabei, Ihre Aufträge schnell, fehlerfrei und termingerecht abzuwickeln.
Kann ich eine Software für digitale Auftragserfassung in mein ERP-System integrieren?
Auftragserfassungs-Software wird speziell für die Integration in ERP-Systeme entwickelt. Sie hilft Ihnen dabei, Ihre eingehenden Dokumente zu verarbeiten. Die künstliche Intelligenz extrahiert und validiert alle relevanten Daten und überträgt sie selbstständig in ihr ERP-System. Das ganze geschieht vollkommen automatisiert und zeitunabhängig.
