Warum die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung unverzichtbar ist

In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute stehen Unternehmen ständig vor der Herausforderung, ihre Abläufe zu rationalisieren und gleichzeitig die Effizienz zu maximieren. Ein kritischer Bereich, der dabei oft übersehen wird, ist die manuelle Dokumentenverarbeitung - eine konventionelle, zeitaufwändige Aufgabe, die sich von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung erstreckt. Diese manuelle Bearbeitung ist nicht nur fehleranfällig, sondern belastet auch die Betriebskosten und die Gesamtleistung des Unternehmens.

Mit dem Aufkommen moderner Technologien wird die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung zu einem Leuchtturm der Innovation. Sie verspricht, traditionelle Fallstricke zu überwinden, indem sie intelligente Lösungen einsetzt, die nicht nur die Effizienz steigern und Fehler minimieren, sondern auch wertvolle Zeit sparen. In diesem Blogbeitrag wird die Bedeutung der automatisierten Dokumentenverarbeitung hervorgehoben und aufgezeigt, wie Unternehmen ihre Dokumentenprozesse durch die Umstellung auf fortschrittliche Automatisierungstools revolutionieren können.

Die Mühen der manuellen Dokumentenverarbeitung

Die mühsame manuelle Bearbeitung von Dokumenten ist in vielen Unternehmen die Ursache für betriebliche Ineffizienzen - eine Herausforderung, die durch intelligente Technologien zur Dokumentenverarbeitung überwunden werden soll. Dieser herkömmliche Ansatz, der durch einen erheblichen Zeitaufwand für die Dateneingabe gekennzeichnet ist, stellt eine direkte Verschwendung wertvoller Stunden dar, die besser für wertschöpfende Aktivitäten verwendet werden könnten. Solche Ineffizienzen erhöhen nicht nur die Kosten, sondern stellen auch ein erhebliches Hindernis für Skalierung und Innovation dar, was sich direkt auf den Wachstumsverlauf eines Unternehmens auswirkt.

Die manuelle Eingabe von Daten ist von Natur aus fehleranfällig und führt zu Unstimmigkeiten und Qualitätsmängeln. Diese Fehler erfordern zeitaufwändige Korrekturen und können im schlimmsten Fall zu Verzögerungen, Rücksendungen oder sogar zum Verlust von Aufträgen führen. Da sich Unternehmen schnell an Marktveränderungen anpassen müssen, beeinträchtigt die Langsamkeit manueller Prozesse ihre Agilität und ihren Wettbewerbsvorteil erheblich.

Steigende Auftragsvolumina in manuellen Verarbeitungssystemen bedeuten unweigerlich einen erhöhten Bedarf an Arbeitskraft. Dieser wachsende Bedarf an Personal zur Verwaltung der Dokumentenerfassung wird so schnell zu einem erheblichen Engpass, der den Fokus auf die Ausweitung und Verbesserung des Geschäfts behindert. Im digitalen Zeitalter, in dem Flexibilität und schnelle Anpassungsfähigkeit der Schlüssel zum Erfolg sind, erweist sich die manuelle Dokumentenverarbeitung zudem als erhebliches Hemmnis für Innovation und Wettbewerbsfähigkeit.

Darüber hinaus wird die Herausforderung, qualifiziertes Personal zu finden und zu halten, durch den monotonen Charakter repetitiver Verwaltungsaufgaben noch verschärft. Denn dieses Problem macht nicht nur die Arbeitsplätze unattraktiver, sondern erhöht auch den Personalbedarf für die Dateneingabe - eine Situation, die für wachstumsorientierte Unternehmen immer problematischer wird, insbesondere angesichts der demografischen Entwicklung, die unweigerlich auf einen immer engeren Arbeitsmarkt hinausläuft.

Ineffiziente interne Prozesse wirken sich unmittelbar nachteilig auf die Kundenbeziehungen aus. Lange Bearbeitungszeiten und Fehler bei der Dokumentenbearbeitung führen zu Unzufriedenheit beim Kunden und schwächen mit der Zeit die Marktposition eines Unternehmens. Der übermäßige Zeitaufwand für die manuelle Eingabe bedeutet auch eine geringere Verfügbarkeit für Service- und Beratungsgespräche, was die Qualität der Kundenbetreuung und -bindung weiter mindert.

Durch die Umstellung auf automatisierte Dokumentenverarbeitungssysteme können Unternehmen diese Herausforderungen direkt angehen, die Effizienz steigern, Fehler reduzieren und wertvolle Ressourcen für strategische Initiativen freisetzen. Diese Umstellung verbessert nicht nur die betriebliche Performance, sondern positioniert die Unternehmen auch für nachhaltiges Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit in einem sich schnell entwickelnden Markt.

Der Einsatz von Automatisierung

IIn dem Bestreben, die Mängel der manuellen Dokumentenverarbeitung zu überwinden, erweist sich die Automatisierung als eine entscheidende Lösung. Durch Verbesserung der Betriebsabläufe, Reduzierung von Fehlern und Freisetzung menschlicher Ressourcen für strategischere Aufgaben versprechen Automatisierungstechnologien einen erheblichen Wettbewerbsvorteil in der schnelllebigen Geschäftswelt. Angesichts der vielfältigen Herausforderungen bei der Dokumentenverarbeitung wurden zahlreiche Automatisierungsansätze entwickelt, von denen jeder seine eigenen Stärken und Einsatzmöglichkeiten hat. Im Folgenden stellen wir Ihnen diese Technologien vor und erläutern sie kurz, um Sie durch das Spektrum der verfügbaren Lösungen für die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung zu führen.

Von OCR bis KI: Navigation durch das Automatisierungsspektrum

Es ist zunächst essenziell, die verschiedenen technologischen Lösungsansätze für die Probleme der manuellen Dokumentenverarbeitung zu verstehen. Diese werden daher untenstehend kurz aufgeführt und erklärt:

• Optical Character Recognition (OCR): Als grundlegender Schritt der Automatisierung digitalisiert die OCR-Technologie Dokumente und macht die Daten maschinenlesbar. Sie hat jedoch zwei wesentliche Einschränkungen: Zum einen fehlt es ihr an Möglichkeiten zur Dateninterpretation, zum anderen löst sie nur einen Prozessschritt, da die Daten immer noch manuell von einem Mitarbeiter übertragen werden müssen - was sie zu einer Teillösung macht. OCR dient als Einstieg in die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung, bedarf aber weiterer technologischer Unterstützung, um eine umfassende Automatisierung zu erreichen.  
• Vorlagenbasierte Systeme: Als Weiterentwicklung der OCR verwenden diese Systeme angepasste Vorlagen, um die erkannten Daten besser interpretieren zu können. Allerdings müssen diese Layouts für jeden Kunden erst mühsam angelernt werden und selbst minimale Abweichungen führen schnell zu Problemen.
• Robotic Process Automation (RPA): RPA geht bei der Automatisierung einen Schritt weiter, indem es regelbasierte Aufgaben ausführt und so menschliche Ressourcen für kritischere, strategische Aufgaben freisetzt. Allerdings wird die Effizienz dieser Lösungen vor allem durch komplexe Regelwerke beeinträchtigt, die eine ständige manuelle Pflege erfordern, was wiederum zu hohen (IT-)Kosten führt.
• Electronic Data Interchange (EDI): EDI ermöglicht den digitalen, automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen den ERP-Systemen zweier Unternehmen. Die Hauptnachteile sind die zeit- und kostenintensive Einrichtung, da sich beide Geschäftspartner gründlich abstimmen müssen, und die Beschränkung auf eine 1:1-Verbindung, da jede Schnittstelle immer nur zwei Unternehmen miteinander verbindet.
  
• Künstliche Intelligenz (KI): KI-Dokumentenverarbeitung ist die wohl umfassendste Lösung für die automatisierte Dokumentenverarbeitung. Sie zeichnet sich durch ein intuitives Verständnis von Dokumenten aus und gewährleistet maximale Kompatibilität über verschiedene Systemlandschaften hinweg. Ihre einfache Skalierbarkeit und die Fähigkeit, sich durch maschinelles Lernen kontinuierlich zu verbessern, machen sie zu einem äußerst effektiven Instrument. KI-gestützte Lösungen lassen sich nicht nur nahtlos integrieren, sondern liefern auch den schnellsten Return on Investment unter den Automatisierungstechnologien. Im Gegensatz zu direkten 1:1-Verbindungen zwischen ERP-Systemen kann eine einzige KI-Implementierung universell den gesamten Kundenstamm abdecken. Darüber hinaus verfügen einige KI-Lösungen über die Fähigkeit, extrahierte Daten eigenständig anhand von Stammdaten zu validieren und so ein außergewöhnlich hohes Maß an Datengenauigkeit und -qualität zu gewährleisten. Diese Kombination aus Anpassungsfähigkeit, Effizienz und Präzision positioniert KI an der Spitze der Automatisierungstechnologien und bietet Unternehmen ein leistungsstarkes Werkzeug zur Revolutionierung ihrer Dokumentenverarbeitungsabläufe.
  

Um diese Technologien besser zu verstehen und ihre Vor- und Nachteile im Detail zu erfahren, lesen Sie gerne unseren detaillierten Leitfaden.

6 Hauptvorteile der Automatisierung der Dokumentenverarbeitung

Die Einführung der Automatisierung in der Dokumentenverarbeitung bringt transformative Vorteile mit sich, die über bloße operative Verbesserungen hinausgehen und strategische Verbesserungen in der gesamten Unternehmenslandschaft ermöglichen:

1. Mehr Effizienz und Zeitersparnis: Durch die Automatisierung wird die manuelle Arbeit bei der Dateneingabe drastisch reduziert, sodass die Bearbeitung von Dokumenten von Stunden auf Minuten reduziert werden kann. Dieser Effizienzgewinn bedeutet, dass Aufgaben, die früher die Mitarbeitenden in Anspruch genommen haben, wie die Eingabe von Auftragsdetails oder die Bearbeitung von Rechnungen, jetzt mit höchster Geschwindigkeit erledigt werden können. So können sich die Mitarbeitenden auf Aufgaben konzentrieren, die einen größeren Mehrwert für das Unternehmen bringen, wie etwa die Analyse von Datentrends oder die Verbesserung des Kundendienstes.
2. Verbesserte Genauigkeit: Die Präzision automatisierter Systeme verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler erheblich und gewährleistet, dass die in Datenbanken, CRM- oder ERP-Systeme eingegebenen Daten konsistent und zuverlässig sind. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung minimiert zum Beispiel Unstimmigkeiten, die zu Zahlungsverzögerungen oder Streitigkeiten führen können, und erhöht so die allgemeine Zuverlässigkeit der Geschäftsabläufe.
   
3. Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum eines Unternehmens wächst auch das Volumen der zu verarbeitenden Dokumente. Die Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, ihren Betrieb zu skalieren, ohne dass sie ihre Belegschaft proportional aufstocken müssen. Diese Skalierbarkeit stellt sicher, dass ein Unternehmen einen Anstieg des Bedarfs an Dokumentenverarbeitung aufgrund von saisonalen Spitzen oder schnellem Wachstum bewältigen kann, ohne Kompromisse bei der Effizienz oder Geschwindigkeit einzugehen.
   
4. Innovation und Wettbewerbsvorteile: Durch die Verlagerung von Personalressourcen von banalen Aufgaben auf strategischere Initiativen können Unternehmen eine Innovationskultur fördern. Mitarbeitende, die von der mühsamen manuellen Dokumentenverarbeitung befreit sind, können zur Produktentwicklung, Marktanalyse und anderen Bereichen beitragen, die einen Wettbewerbsvorteil darstellen.
   
5. Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Die Automatisierung beseitigt die Monotonie der sich wiederholenden Aufgaben und macht die Arbeit für die Mitarbeitenden interessanter und erfüllender. Diese Verbesserung der Arbeitszufriedenheit kann zu niedrigeren Fluktuationsraten führen und das Unternehmen für potenzielle Talente attraktiver machen. Mitarbeitende im Kundendienst können beispielsweise mehr Zeit für die Lösung komplexer Kundenprobleme aufwenden, wenn sie nicht durch manuelle Dateneingaben aufgehalten werden.
   
6. Stärkere Kundenbeziehungen: Schnellere Bearbeitungszeiten und höhere Genauigkeit führen zu besserem Kundenservice und höherer Kundenzufriedenheit. Die Automatisierung sorgt für eine schnellere und präzisere Auftragsabwicklung, verkürzt die Lieferzeiten und erhöht die Kundenzufriedenheit. Da mehr Zeit für die Interaktion mit dem Kunden zur Verfügung steht, können sich die Unternehmen außerdem auf die Personalisierung des Kundenerlebnisses, die Förderung der Loyalität und den Aufbau starker, dauerhafter Beziehungen konzentrieren.
   

Durch die Nutzung dieser sechs Hauptvorteile können Unternehmen nicht nur die mit der manuellen Dokumentenverarbeitung verbundenen Schwachpunkte beseitigen, sondern auch neue Möglichkeiten für Wachstum, Innovation und eine bessere Kundenbindung erschließen. Die Automatisierung ist daher nicht nur ein operatives Upgrade, sondern eine strategische Notwendigkeit im heutigen, schnelllebigen Wirtschaftsumfeld.

Wie Automatisierung die Dokumentenverarbeitung verändert - am Beispiel der Auftragserfassung

Die Revolution der Dokumentenverarbeitung durch Automatisierung, insbesondere mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML), ist nicht nur ein Trend, sondern ein grundlegender Wandel in den Betriebsstrategien von Unternehmen weltweit. Durch den Einsatz dieser Technologien können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe erheblich rationalisieren, die Zuverlässigkeit verbessern und die Bearbeitungszeiten beschleunigen, wodurch sich ihre betriebliche Dynamik und ihr Kundenservice verändern.

Intelligente Dokumentenverarbeitung durch KI und maschinelles Lernen

Die Entwicklung hin zu einer intelligenten Dokumentenverarbeitung, die vor allem durch künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) ermöglicht wird, stellt einen entscheidenden Wandel in der Art und Weise dar, wie Unternehmen täglich riesige Datenmengen verwalten und interpretieren. KI und ML zeichnen sich durch ein tiefes, differenziertes Verständnis von Dokumenten aus, das weit über die Möglichkeiten von OCR und RPA hinausgeht. Dank dieses ausgefeilten Ansatzes kann die KI-gestützte intelligente Dokumentenverarbeitung (oder Intelligent Document Processing, kurz IDP) Dokumente nicht nur digitalisieren, sondern auch intelligent interpretieren, validieren und verarbeiten - ähnlich wie die menschliche Fähigkeit, jedoch mit größerer Geschwindigkeit und Genauigkeit. Solche Systeme passen sich mit minimalem Aufwand an neue Daten an und rationalisieren die Übertragung von Informationen in Unternehmenssysteme, wodurch Fehler und die traditionelle Abhängigkeit von manuellen Überprüfungen deutlich minimiert werden.

Transformation der Auftragserfassung mit Workist

Denken Sie an die tägliche Flut von Dokumenten wie z. B. Bestellungen, die Unternehmen in verschiedenen Formaten erhalten - als PDFs, Excel-Tabellen oder sogar als einfache E-Mail-Texte. Traditionell erfordert die Verarbeitung dieser Dokumente eine zeitaufwändige manuelle Dateneingabe in ERP-Systeme - ein Paradebeispiel für Ineffizienz. Workist revolutioniert diesen Prozess, indem es den zuständigen Mitarbeitenden erlaubt, diese Dokumente einfach an die eigene Plattform weiterzuleiten.

Die KI von Workist tritt dann in Aktion und analysiert das Dokument auf alle relevanten Informationen - seien es Bestellmengen oder Artikelnummern - ähnlich wie bei der menschlichen Interpretation, aber mit unvergleichlicher Geschwindigkeit und Präzision. Anschließend gleicht die KI die extrahierten Daten mit den Stammdaten des Unternehmens ab, um die Korrektheit der ausgelesenen Daten sicherzustellen, bevor die Bestellung nahtlos in jedes ERP-System importiert wird.

Bei Unklarheiten - z. B. aufgrund veralteter Artikelnummern oder unbekannter Lieferadressen - bittet die KI den Menschen um eine Überprüfung. Mit wenigen Klicks können die Mitarbeitenden Unstimmigkeiten schnell bereinigen und die endgültigen Daten zur Verarbeitung freigeben. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern trainiert die KI auch für künftige Selbstständigkeit in ähnlichen Szenarien. Neben der Datenvalidierung und dem maschinellen Lernen bietet Workist eine Reihe weiterer Features, mit denen sich die Lösung von herkömmlichen Technologien abhebt, wie z.B. die Human-in-the-Loop-Funktionalität

Die Integration von Workist ist genauso einfach, wie sie klingt. Workist fügt sich nahtlos in jede Systemlandschaft ein und ist in der Lage, eine Vielzahl von Dokumententypen zu verarbeiten. Dieser Ansatz reduziert einerseits menschliche Fehler drastisch und spart den Mitarbeitenden andererseits bis zu 80-95 % der Zeit, die traditionell für die Bearbeitung von Dokumenten aufgewendet wird.

Vertriebs- und Einkaufsteams gewinnen dadurch wertvolle Zeit zurück, die sie besser für die Kundenbindung, die Pflege von Stammdaten oder strategische Wachstumsinitiativen nutzen können. Durch diese Befreiung können sich Unternehmen voll und ganz auf ihre Produkte, Kunden und die Expansion konzentrieren und der KI die administrativen Aufgaben überlassen.

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Erfolgreiche Automatisierung der Auftragserfassung: Eine Fallstudie

Sehen Sie selbst, wie die CiS electronic GmbH ihre Dokumentenverarbeitung mit Workist revolutioniert hat. Die Erfolgsgeschichte in diesem Video zeigt eindrucksvoll, welche Effizienz und Zeitersparnis durch die Automatisierung mit KI erreicht werden können. Erleben Sie unmittelbar die Auswirkungen auf die Teams, die von der Mühsal manueller Aufgaben befreit werden und ihre Anstrengungen auf die Kundenbeziehungen, das Datenmanagement und die Verfolgung von Wachstumsstrategien konzentrieren können. Entdecken Sie das Potenzial der Automatisierung mit Workist und stellen Sie sich die Möglichkeiten für Ihr eigenes Unternehmen vor.

Fazit

In unserer Betrachtung haben wir gesehen, wie der herkömmliche Ansatz der Dokumentenverarbeitung, der voller Unwirtschaftlichkeiten steckt, einem Wandel unterzogen wird. Automatisierung, angeführt von der Spitzentechnologie KI, stellt eine kraftvolle Lösung für diese altbekannten Herausforderungen dar. Von der grundlegenden OCR bis hin zur Spitze der KI bringt uns jeder Schritt im Spektrum der Automatisierung einer beispiellosen Effizienz, Genauigkeit, Skalierbarkeit und Kundenzufriedenheit näher. Diese Vorteile sind nicht nur unmittelbar spürbar; sie kündigen eine Zukunft an, in der Unternehmen mit unvergleichlicher Agilität und strategischer Weitsicht operieren.

Der Schritt zur Modernisierung von Dokumentenverarbeitungssystemen durch Automatisierung ist nicht nur eine operative Aufwertung, sondern eine entscheidende strategische Veränderung, die für den langfristigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit essenziell ist. Es ist eine Reise hin zur Befreiung Ihrer Belegschaft von monotonen Aufgaben, zur Förderung von Innovationen und zur Stärkung der Beziehungen zu Ihren Kunden.

Gehen Sie den nächsten Schritt, um Ihre Dokumentenverarbeitung zu revolutionieren, und entdecken Sie das Automatisierungspotenzial in Ihrem Unternehmen. Sichern Sie sich eine unverbindliche, individuelle Beratung mit unseren Experten, um zu bewerten, welche Lösung am besten zu Ihren Anforderungen passt. Buchen Sie einfach hier Ihren bevorzugten Zeitpunkt und begeben Sie sich mit Workist auf den Weg zu operativer Exzellenz und strategischer Innovation.