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Knappe Ressourcen, ein Mangel an qualifizierten Fachkräften und Fehleranfälligkeit – solche Herausforderungen bei der Auftragsverarbeitung können Unternehmen auf dem Weg zur operativen Exzellenz stark zurückwerfen. Werden die Probleme nicht angegangen, wirken sie sich negativ auf die Kundenbindung und den Geschäftserfolg aus.
In diesem Artikel gehen wir den sieben wichtigsten Herausforderungen bei der Auftragsverarbeitung auf den Grund und zeigen, wie Sie die Hürden mithilfe von KI überwinden können.
1. Knappe Ressourcen
Ob es um die Bewältigung von saisonalen Auftragsspitzen geht oder den Umgang mit einer stark gestiegenen Nachfrage – Unternehmen befinden sich in einem ständigen Wettlauf mit der Zeit und sind bestrebt, Kundenaufträge zeitnah und kosteneffizient zu erfüllen. Generell ist der Wettbewerbsdruck hoch und Kunden erwarten heutzutage, dass Lieferungen jederzeit schnell und unkompliziert durchgeführt werden.
KI kann helfen, Ressourcen in der Auftragsabwicklung optimal einzusetzen, indem sie Aufgaben intelligent automatisiert und die Produktivität steigert. So wird der gesamte Prozess rationalisiert und es werden weniger Ressourcen verschwendet. Aufträge sind schneller im System und Reaktionszyklen sowie entsprechend die Lieferzeiten können potenziell verkürzt werden. Das wiederum spart Kosten und führt letztendlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit.
2. Fachkräftemangel
Unternehmen stehen zunehmend unter Druck, eine Vielzahl von Bestellungen korrekt und schnell zu bearbeiten. Mit diesem Tempo Schritt zu halten wird allerdings immer schwieriger, denn es fehlen qualifizierte Arbeitskräfte. Das kann in der Auftragsverarbeitung zu Verzögerungen und Fehlern führen und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Die Kunden erwarten aber heute mehr denn je einen erstklassigen Service.
KI kann hier Abhilfe schaffen, indem sie Routineaufgaben übernimmt. Damit schaufelt sie Ressourcen frei, die das Team dann wieder vermehrt in strategische Aufgaben und einen exzellenten Kundenservice investieren kann.
Geht es beispielsweise um die Verarbeitung von Aufträgen, kann die richtige KI-Lösung den gesamten Prozess automatisieren. Die Bearbeitungszeit verringert sich und relevante Daten werden präzise extrahiert. Insgesamt verbessern sich somit Effizienz und Skalierbarkeit über mehrere Kanäle hinweg. Das Team muss seltener manuell eingreifen, was menschliche Fehler reduziert und letztendlich zu einem besseren Kundenerlebnis führt.
3. Fehleranfälligkeit
Fehler bei der Auftragsverarbeitung können weitreichende Auswirkungen haben, angefangen bei unzufriedenen Kunden bis hin zu Umsatzeinbußen. Die Fehleranfälligkeit ergibt sich aus verschiedenen Faktoren, darunter menschliches Versagen und Systemstörungen.
Vor allem menschliche Eingabefehler können schnell zu falschen Bestellungen führen, was wiederum Rücksendungen zur Folge hat, die wertvolle Zeit und Geld kosten.
KI kann die Genauigkeit in der Auftragsverarbeitung verbessern. Unter anderem durch:
- Schnellere und präzisere Datenverarbeitung
- Intuitives Dokumentenverständnis
- Erkennen und Beheben von Fehlern in Bestellungen
- Exakte Weitergabe von Informationen ins ERP-System
4. Systembrüche
Systembrüche können die Auftragsabwicklung stören und zu Verzögerungen, falschen Bestellungen und einem negativen Kundenerlebnis führen. Ursache für diese Störungen können ein komplexes oder veraltetes Auftragsverwaltungssystem, Fehler bei der Kommissionierung oder eine schlechte Bestandsverwaltung sein.
KI-gestützte Lösungen können die Systemzuverlässigkeit erhöhen, indem sie die Auftragserfassung automatisieren und die Genauigkeit der Auftragsdaten verbessern.
5. Keine ganzheitlichen Lösungen
Viele Unternehmen verlassen sich bei der Auftragsverarbeitung auf nicht-integrierte Lösungen wie OCR (Optical Character Recognition), RPA (Robotic Process Automation) und EDI (Electronic Data Interchange). Diese Lösungen haben jedoch ihre Grenzen. OCR hat zum Beispiel Schwierigkeiten, schlechte Scans, handschriftliche Inhalte und unklare Dokumente richtig zu interpretieren. Darüber hinaus können Abweichungen von definierten Dokumentenlayouts die Leistung von OCR-Tools erheblich beeinträchtigen und Probleme verursachen.
Softwares, die KI für die Extraktion, Interpretation und Verarbeitung von Bestelldokumenten und darin enthaltenen Informationen verwenden, schaffen auch hier Abhilfe: Sie ermöglichen ein intuitives Verständnis von Dokumenten, sind hochgradig anpassbar und lernfähig. Damit bieten sie die umfassendste Automatisierungsmöglichkeit und können vielfältige Formate und Sprachen verarbeiten.
6. Abhängigkeiten
Die Abhängigkeit von Faktoren wie Saisonalität, Mitarbeiterverfügbarkeit und Krankheit kann in der Auftragsverarbeitung große Herausforderungen mit sich bringen. Saisonale Nachfrageschwankungen führen zu Bestandsschwankungen. Urlaubs- oder krankheitsbedingte Ausfälle im Team können sich auf den Auftragsabwicklungsprozess auswirken und zu Verzögerungen und potenziellen Fehlern führen.
Künstliche Intelligenz kann helfen, diese Abhängigkeiten zu überwinden. Sie kann zum Beispiel
- die Kundennachfrage prognostizieren und das Bestandsmanagement an die saisonalen Anforderungen anpassen.
- Daten analysieren, um Muster und Trends zu erkennen.
- sich wiederholende Aufgaben – wie die Auftragserfassung und Auftragsbestätigung – automatisieren, sodass sich das Team auf wichtige strategische Tätigkeiten konzentrieren kann.
KI kann also sicherstellen, dass Unternehmen effektiv durch Abhängigkeiten navigieren und in jeder Situation effizient arbeiten können.
7. Veralteter Prozess mit hohem Automatisierungspotenzial
Viele Unternehmen verlassen sich bei der Auftragsabwicklung noch immer auf veraltete Prozesse. Diese Prozesse sind zwar funktional, aber oft ineffizient und haben hohes Automatisierungspotenzial. In vielen Unternehmen erfolgt beispielsweise die Auftragserfassung noch manuell, was zeitaufwendig, fehleranfällig und kostspielig sein kann. Insgesamt können veraltete Systeme zu Fehlern, längerer Bearbeitungszeit und schlechten Kundenerfahrungen führen.
KI kann diese überholten Prozesse revolutionieren und modernisieren. Bei der Auftragserfassung lassen sich mittels KI vielfältige Formate und Sprachen automatisiert verarbeiten, ohne dafür ein kompliziertes Regelwerk aufbauen und pflegen zu müssen. Eine KI-Software wie Workist ist dabei schnell eingerichtet und lernt kontinuierlich dazu. Dadurch ist sie auch wirtschaftlich attraktiv.
Die Herausforderungen bei der Auftragsverarbeitung mit KI meistern
Insgesamt sollten Unternehmen künstliche Intelligenz als zuverlässige Lösung in Betracht ziehen, um die genannten Herausforderungen zu meistern und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
Auftragsgenauigkeit mit KI verbessern
Ein Vorteil von KI in der Auftragsverarbeitung ist ihre Fähigkeit, die Genauigkeit zu erhöhen und das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren. Die KI versteht Dokumente intuitiv, unabhängig von Sprache oder Layout, wie es auch bei menschlicher Verarbeitung der Fall wäre. Zusätzlich lässt sich eine KI so konfigurieren, dass sie in der Lage ist, die extrahierten Daten aus den Dokumenten anhand zusätzlicher Quellen zu validieren und fehlende oder falsche Daten zu erkennen.
Workist nutzt für diesen Abgleich beispielsweise Kunden- und Artikelstammdaten, um eine korrekte Datenextraktion zu gewährleisten. Wenn die KI dann doch einmal nicht weiß, ob eine Datenextraktion korrekt ist, gibt das Team Feedback. Die KI lernt aus der manuellen Eingabe und kann den Fehler beim nächsten Mal selbst korrigieren. So wird die Datenextraktion immer zuverlässiger und die Software ist nach kurzer Zeit auch in der Lage, Sonderfälle eigenständig zu bearbeiten.
Mit KI den Fachkräftemangel bekämpfen
Der Mangel an Fachkräften in der Auftragsbearbeitung kann zu Verzögerungen und Fehlern führen. KI kann helfen, das auszugleichen, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisiert, die normalerweise manuell überwacht werden müssten.
Das erhöht die Effizienz und macht Prozesse skalierbar, sodass ein Mehr an Bestellungen nicht auch ein Mehr an Aufwand bedeutet. Workist beispielsweise verarbeitet blitzschnell große Mengen an Dokumenten. Wachstum ist so ohne erhöhten Personalbedarf möglich und im Team werden durch die Automatisierung sogar noch wertvolle Ressourcen frei, die dann wieder verstärkt in sinnstiftende Arbeiten – bei der Auftragserfassung beispielsweise in Kundengespräche und wertschöpfende Vertriebsaufgaben – investiert werden können.
Hyperautomatisierung als Antwort auf Ressourcenknappheit
Hyperautomatisierung meint den Einsatz fortschrittlicher Technologien, wie zum Beispiel künstliche Intelligenz, um Prozesse zu automatisieren, die Effizienz zu steigern und die Ressourcenverteilung zu optimieren.
In der Auftragsabwicklung treibt KI die Hyperautomatisierung voran, indem sie dafür sorgt, dass Systeme nahtlos integriert und die Abläufe im Auftragsmanagement verfeinert werden. So werden menschliche Fehler minimiert und die Prozesse in der Bestandsverwaltung gestrafft, was wiederum dazu beiträgt, optimale Lagerbestände aufrechtzuerhalten und Verschwendung in Lieferketten zu reduzieren.
Fazit
In der sich ständig wandelnden Geschäftswelt sind die Herausforderungen bei der Auftragsverarbeitung vielfältig. KI ist ein Hoffnungsschimmer, der diese Herausforderungen in Optimierungschancen verwandelt. Angefangen bei der Verbesserung der Genauigkeit über die Bekämpfung des Fachkräftemangels bis hin zur Hyperautomatisierung hat KI das Potenzial, die Auftragsverarbeitung zu revolutionieren.
KI in den Workflow für die Auftragsverarbeitung zu integrieren, kann erhebliche Vorteile haben, darunter höhere Effizienz, größere Kundenzufriedenheit und Kosteneinsparungen. Die abschließende Frage ist also weniger, ob Unternehmen KI in der Auftragsverarbeitung einsetzen sollten, sondern vielmehr, wie schnell sie damit starten können.
