EDI oder KI: Wie künstliche Intelligenz die Auftragserfassung revolutioniert

Die Digitalisierung von B2B-Prozessen befindet sich an einem Wendepunkt. Während klassische EDI-Systeme jahrzehntelang den Datenaustausch zwischen Unternehmen prägten, stoßen sie heute an ihre Grenzen. Trotz millionenschwerer Investitionen in ERP-Systeme und EDI-Integrationen läuft die Auftragserfassung in vielen Unternehmen noch immer größtenteils manuell ab. Künstliche Intelligenz eröffnet hier völlig neue Möglichkeiten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie durch intelligente Auftragserfassung konkrete Kosten einsparen können und warum die Kombination aus EDI und KI eine optimale Strategie zur Automatisierung Ihrer Prozesse darstellt. Zusätzlich erhalten Sie praktische Tipps zur erfolgreichen Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

Was ist EDI?

EDI bezeichnet den strukturierten elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen. Seit den 1960er Jahren ermöglicht die EDI-Technologie die automatische Übertragung von Bestellungen, Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten ohne menschliches Eingreifen. EDI-Systeme nutzen standardisierte EDI-Standards wie EDIFACT oder X12, um Daten zwischen verschiedenen ERP-Systemen zu übertragen.

Herausforderungen klassischer EDI-Lösungen

Die Realität zeigt jedoch: EDI ist technisch komplex, formatgebunden und wenig flexibel. EDI-Integrationen erfordern aufwendige Abstimmungen zwischen Geschäftspartnern über spezifische Datenformate und Nachrichtenstandards. Diese IT-Projekte verschlingen Zeit, Geld und personelle Ressourcen. Das Ergebnis: EDI lohnt sich oft nur für die größten, langjährigen Kunden eines Unternehmens, welche typischerweise nur einen kleinen Teil aller Geschäftspartner ausmachen.

Die Einführung von EDI erfordert für jeden einzelnen Geschäftspartner eine aufwendige Abstimmung zu Formaten, Nachrichtenstandards und Schnittstellen. Das bedeutet: hohe IT-Kosten, viel Zeit und gebundene Ressourcen.

Aus diesem Grund lohnt sich EDI meist nur für die größten und strategisch wichtigsten Kunden. Der Großteil aller Kunden bleibt außen vor und bestellt weiterhin per PDF oder E-Mail. Das Resultat: Trotz vorhandener EDI-Anbindung muss das Unternehmen für alle übrigen Bestellungen weiterhin manuell eingreifen. Sachbearbeitende erfassen Aufträge erneut per Hand, was einen deutlichen Rückschritt in der Prozessautomatisierung bedeutet. Und selbst bei EDI-Aufträgen können Fehler passieren, sodass auch hier Aufwand durch Prüfung und Nachbearbeitung der Aufträge entsteht.

KI-Integration in EDI-Prozesse: Mehr als nur Automatisierung

Im Gegensatz zu EDI-Systemen ermöglicht KI eine flexible Auftragserfassung. KI-Lösungen lernen kontinuierlich dazu und passen sich an neue Formate und Kundenanforderungen an. Sie erkennen Muster in EDI-Daten, korrigieren Fehler automatisch und verarbeiten unstrukturierte Daten mit einer Genauigkeit, die manuellen Prozessen überlegen ist. Der wahrscheinlich größte Vorteil ist jedoch, dass KI in der Lage ist, das gesamte Kundennetzwerk über eine Schnittstelle abzubilden. Der große IT- und Kostenaufwand, der mit einer EDI-Anbindung einhergeht, entfällt also, da alle Kunden auf einen Schlag angebunden werden können. Konkret heißt das nicht nur, dass keine aufwendigen Abstimmungen mit jedem Kunden notwendig sind, sondern der Ansatz auch kleinere Kunden mitdenkt, für die sich ein EDI-Projekt ohnehin nicht lohnt.

Künstliche Intelligenz schafft neue Standards für Effizienz in der Auftragserfassung

Umgang mit unstrukturierten Dokumenten: PDF-Aufträge und E-Mail-Bestellungen werden automatisch ausgelesen und in strukturierte Datensätze im ERP-System umgewandelt. KI ist in der Lage, dabei die gesamte Bandbreite an Auftrags-Layouts intelligent wie ein Mensch zu verstehen, ohne dass hierfür Absprachen, Templates oder ein vorheriges Training notwendig sind.

Validierung und Fehlerkorrektur: Gute KI-Systeme prüfen eingehende Bestellungen automatisch anhand der im ERP-System hinterlegten Stammdaten auf Vollständigkeit und Plausibilität. Fehlende Artikelnummern, falsche Mengenangaben oder inkonsistente Kundendaten werden erkannt und korrigiert. Diese intelligente Analyse reduziert Fehlerquoten und manuelle Eingriffe erheblich.

Dynamisches Daten-Mapping: Kontinuierliches maschinelles Lernen ermöglicht es der KI, neue Kundenformate ohne manuelle Programmierung - etwa durch Vorlagen - zu verstehen. Jeder verarbeitete Auftrag verbessert die Erkennungsgenauigkeit für zukünftige Bestellungen und erweitert das Verständnis für Unternehmensspezifische Fälle und Anforderungen (bspw. kundeneigene Artikelnummern).

Der entscheidende Unterschied zu RPA (Robotic Process Automation): Während RPA-Lösungen auf vordefinierte Scripts angewiesen sind und bei Ausnahmen versagen, arbeitet KI flexibel und intelligent.

Use Case: Auftragsabwicklung automatisieren mit KI-gestützter Dokumentenverarbeitung

Ein konkretes Beispiel zeigt die Wirkung automatischer Auftragsabwicklung: Ein mittelständisches Produktionsunternehmen erhält täglich hunderte Bestellungen in unterschiedlichen Formaten. Die KI-Lösung erkennt automatisch das Format, extrahiert alle relevanten Informationen und bereitet die Daten strukturiert für das ERP-System auf.

Bei fehlerhaften oder unvollständigen Angaben greift die KI auf Stammdaten und Kundenmuster zurück, um Korrekturen selbstständig vorzunehmen. Aus einem unstrukturierten Dokument entsteht so ein vollständig validierter Datensatz, der direkt ins ERP-System übertragen wird. Wenn diese Validierungsprozesse Unsicherheiten hervorbringen, z.B. weil die Lieferadresse fehlt oder der Kunde eine nicht existierende Artikelnummer angegeben hat, sind Lösungen wie die von Workist in der Lage, das Team um Hilfe zu bitten. So wird stets eine korrekte Datenübertragung gewährleistet.

Das Ergebnis: große Zeitersparnisse mit jedem Auftrag, eine Fehlerreduktion von rund 80 Prozent und eine spürbar verbesserte Customer Experience durch schnellere Auftragsbestätigungen und mehr Zeit für Kundenbetreuung.

Vorteile für Unternehmen

Während klassische EDI-Systeme vor allem bei großen Partnern ihre Stärken ausspielen, bietet KI-basierte Auftragserfassung eine skalierbare Lösung für den gesamten Kundenstamm, unabhängig vom verwendeten Format oder Kommunikationskanal. Unternehmen profitieren von spürbaren Effizienzgewinnen, geringeren Prozesskosten und höherer Datenqualität.

Schnellere Auftragsdurchlaufzeiten

KI-basierte Auftragserfassung ermöglicht eine Verarbeitungsgeschwindigkeit, die mit der klassischer EDI-Systeme vergleichbar ist. Zwar kann ein korrekt eingespielter EDI-Auftrag im Idealfall die schnellste Variante sein, doch auch hier kommt es in der Praxis zu Fehlern, etwa wenn Kunden falsche Formate verwenden oder Angaben unvollständig sind. Solche Abweichungen machen manuelle Nachprüfungen erforderlich.

Im Durchschnitt erreicht KI somit das gleiche Effizienz- und Zeitlevel wie EDI, jedoch ohne den hohen Aufwand für individuelle Integrationsprojekte. Alle Kundenformate lassen sich zentral und in Echtzeit verarbeiten, wodurch Prozesse nicht nur schneller, sondern auch deutlich robuster ablaufen.

Geringere Kosten pro Transaktion

Der entscheidende Vorteil: Alle Kunden werden über ein System sofort angebunden. KI-Lösungen ermöglichen eine zentrale Erfassung aller Kundenaufträge, ohne aufwendige IT-Projekte und kostspielige Abstimmungen. Die Einrichtungszeit reduziert sich von Monaten auf wenige Tage. Diese moderne Herangehensweise reduziert die Kosten pro Transaktion erheblich und schafft neue Geschäftsmodelle für die digitale Zusammenarbeit.

Maximale Datenqualität und Automatisierung

Die intelligente Validierung durch die KI sorgt für konsistente Datenqualität in der gesamten Auftragsabwicklung - denn gute KI-Systeme interpretieren und prüfen ausgelesene Daten eigenständig auf Richtigkeit, bevor sie an das ERP-System übermittelt werden. Manuelle Eingriffe sind also nur notwendig, wenn beispielsweise Abweichungen zwischen einem Auftrag und den Stammdaten erkannt werden. Das kombiniert die höchstmögliche Datenqualität mit einer Automatisierung auf EDI-Level.

Zentrale Anbindung ohne IT-Aufwand

KI-basierte Systeme ermöglichen es, alle Kunden über ein einziges System anzubinden. Individuelle Integrationsprojekte, Schnittstellenentwicklung oder langwierige Abstimmungsprozesse entfallen vollständig. Die sonst übliche technische Komplexität klassischer EDI-Einrichtungen entfällt vollständig. Und da intelligente KI-Lösungen den Bestellprozess von Kunden nicht verändern, haben solche Systeme im Gegensatz zu Webshops auch nicht mit Akzeptanzproblemen zu kämpfen.

EDI Integration: Zukunftsfähige Supply Chain durch intelligente Kombination

Die optimale Automatisierungsstrategie setzt nicht auf „entweder oder“, sondern auf ein abgestimmtes Zusammenspiel von EDI und KI.

Skalierbarkeit bei wachsendem Auftragseingang

Die größten Kunden werden per EDI angebunden, um dort maximale Automatisierung zu erzielen. Der Aufwand lohnt sich bei Großkunden mit hohem Bestellvolumen. Alle anderen Kunden können ganz normal weiter per PDF, E-Mail oder Excel bestellen, da die KI diese Formate automatisch verarbeitet. Diese hybride Lösung ermöglicht es Unternehmen, mit wachsenden Datenmengen umzugehen und gleichzeitig ihre bestehenden EDI-Prozesse zu optimieren.

Wettbewerbsvorteil in der Time-to-Order

Unternehmen, die heute auf diese hybride Strategie setzen, verschaffen sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil. Während Konkurrenten noch einzelne EDI-Verbindungen aushandeln, können Sie jeden neuen Kunden sofort digital anbinden. Diese Weise der digitalen Transformation ermöglicht es, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und neue Geschäftsfelder zu erschließen.

Machine Learning für kontinuierliche Prozessoptimierung

Maschinelles Lernen optimiert die Geschäftsprozesse kontinuierlich. Jeder verarbeitete Auftrag verbessert die Erkennungsgenauigkeit und erweitert das Spektrum der vollautomatisch verarbeitbaren Aufträge. Neue Kundenformate werden automatisch gelernt, ohne IT-Eingriff. Diese kontinuierliche Entwicklung stellt sicher, dass das System immer auf dem neuesten Stand bleibt und sich den Trends der digitalen Kommunikation anpasst.

Fazit: Die Zukunft der Auftragsabwicklung automatisieren

Die Strategie EDI KI repräsentiert die nächste Generation der B2B Integration. Künstliche Intelligenz ermöglicht eine flexible, skalierbare Lösung für die digitale Auftragserfassung.

Die Kombination aus EDI für Großkunden und KI für alle anderen Geschäftspartner maximiert die Automatisierungsrate bei minimalen Implementierungskosten. Wer heute auf diese Technologie setzt, bereitet sein Unternehmen optimal auf zukünftiges Wachstum vor und nutzt die Auswirkungen der digitalen Transformation optimal für sich.

Workist unterstützt Unternehmen genau an diesem Punkt. Die KI-basierte Lösung automatisiert die Erfassung eingehender Geschäftsdokumente, integriert sich nahtlos in bestehende EDI- und ERP-Infrastrukturen und sorgt für durchgängige Prozesse, unabhängig vom Format. Unternehmen profitieren von schnellerer Verarbeitung, höherer Datenqualität und reduzierten Transaktionskosten, und das bei minimalem Implementierungsaufwand.

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FAQ: Häufige Fragen zu EDI und KI

Was ist der Unterschied zwischen klassischem EDI und KI-gestützter Auftragserfassung?

Klassisches EDI erfordert eine individuelle Anbindung jedes Geschäftspartners mit standardisierten Formaten. KI-gestützte Systeme verarbeiten hingegen beliebige Formate automatisch und lernen kontinuierlich neue Kundenstrukturen. Während EDI nur strukturierte Daten übertragen kann, bewältigt KI auch PDFs, E-Mails und handschriftliche Dokumente.

Für welche Unternehmen lohnt sich die Ergänzung einer EDI-Lösung durch eine KI besonders?

Besonders profitieren mittelständische B2B-Unternehmen mit vielen verschiedenen Kunden und unterschiedlichen Bestellformaten. Wenn Sie bereits EDI für einige Großkunden nutzen, aber noch immer manuelle Auftragserfassung für kleinere Geschäftspartner betreiben, bietet KI die ideale Ergänzung. Auch Unternehmen mit wachsendem Auftragsvolumen und begrenzten IT-Ressourcen finden in KI-Lösungen einen schnellen Weg zur Automatisierung.

Welche Fehler lassen sich durch KI in der Auftragserfassung konkret vermeiden?

KI-Systeme erkennen und korrigieren typische Eingabefehler wie veraltete Artikelnummern, falsche Mengenangaben, inkonsistente Kundenstammdaten oder fehlende Lieferadressen. Auch Formatierungsfehler in Excel-Tabellen oder unleserliche Bereiche in PDF-Dokumenten werden automatisch bereinigt. Durch maschinelles Lernen verbessert sich die Fehlererkennungsrate kontinuierlich und erreicht Genauigkeitswerte von weit über neunzig Prozent.

Kann KI bestehende EDI-Infrastrukturen ersetzen oder ergänzen?

KI-Lösungen ergänzen bestehende EDI-Infrastrukturen optimal. Ihre funktionierenden EDI-Verbindungen zu Großkunden können Sie beibehalten, während KI alle anderen Aufträge automatisch verarbeitet. Diese hybride Herangehensweise maximiert Ihre Automatisierungsrate ohne teure Umstellungen bestehender Systeme.

Wie schnell lässt sich eine KI-basierte Auftragserfassung implementieren?

Im Gegensatz zu EDI-Projekten, die oft Wochen oder Monate dauern, ist eine gute KI-Lösung innerhalb weniger Tage einsatzbereit. KI-Systeme sind mit großen Datensätzen vortrainiert und verstehen vom ersten Tag an die spezifischen Formate Ihrer Kunden und erreichen schnell eine hohe Verarbeitungsgenauigkeit. Workist beispielsweise integriert sich nahtlos in gängige ERP-Systeme und kann sofort produktiv genutzt werden.